Jak rozliczać wydatki na zakup i eksploatację samochodów firmowych?

Spółka zajmuje się dystrybucją i serwisowaniem pieców grzewczych. Pracownicy (handlowcy) potrzebują do kontaktów z klientami samochodów służbowych. Spółka ma własną flotę samochodową. Większość to samochody osobowe, które są składnikami majątku spółki. Pracownicy wykorzystują samochody w celach służbowych, ale mają też możliwość używania ich na określonych warunkach do celów prywatnych. Jak rozliczać wydatki na zakup i eksploatację samochodów firmowych?
PIT – czy wykorzystywanie samochodów służbowych na cele prywatne stanowi nieodpłatne świadczenie pracowników?
VAT – w jakiej wysokości można odliczyć VAT od wydatków na eksploatację samochodów?
UoR – jak powyższe operacje ująć w księgach rachunkowych?

CIT

Możliwość i sposób rozliczenia wydatków poniesionych w spółce na nabycie i eksploatację samochodów osobowych są uzależnione od tego czy nabyte samochody będą stanowić w spółce składniki majątku – środki trwałe.
W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, jakie auto jest samochodem osobowym w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT). Zgodnie z obowiązującą od 1 kwietnia 2014 r. definicją zawartą w art. 4a pkt 9a ustawy o CIT, samochód osobowy oznacza pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. W przepisie zostały jednak wymienione samochody, których ta definicja nie obejmuje. Nabycie samochodów, które należy uznać za osobowe w myśl ww. definicji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poprzez ich amortyzację, jeśli są środkami trwałymi w spółce.

W przypadku samochodów osobowych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych spółki, kosztami uzyskania przychodów są zatem: odpisy amortyzacyjne, składki na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC), składki na ubezpieczenie dobrowolne (AC), wydatki związane z eksploatacją, tj. paliwo, naprawy, remonty, przeglądy techniczne, opłaty parkingowe itp. w pełnej wysokości.

czytaj więcej