Udział pracownika w firmowej Wigilii nie będzie podlegał opodatkowaniu

Przedsiębiorstwo organizuje dla swoich pracowników oraz ich dzieci spotkania świąteczne. Jak rozliczyć poniesione wydatki?

PIT – czy w takiej sytuacji pracodawca powinien wyliczyć pracownikom dodatkowy przychód ze stosunku pracy?
PIT – jak natomiast należy postąpić, gdy świadczeniem objęty jest również członek rodziny pracownika?
CIT – czy możliwość zaliczenia wydatków na spotkanie w koszty zależy od źródła finasowania?
UoR – jak te wydatki ująć w księgach rachunkowych?

PIT

Przychodami ze stosunku pracy są wszelkie wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania.
W szczególności są to wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika. Za przychody uznawana jest również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń. Tak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).

Zdaniem organów podatkowych przepis ten wskazuje, że w każdym przypadku, gdy pracownik uzyska realną korzyść, trzeba zwiększyć jego przychód, z wyjątkiem świadczeń objętych zwolnieniami przedmiotowymi (wymieniono je w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT).
Przez lata organy skarbowe wydawały interpretacje, w których nakładały na pracodawców obowiązek ustalenia wartości świadczenia i podwyższenia podstawy opodatkowania u pracownika z tego tytułu. Co rodziło także obowiązek obliczenia i pobrania składek ZUS. Sytuacja ta uległa zmianie dopiero po wyroku Trybunału Konstytucyjnego.

Wyrok TK
Przychód stanowić mogą jedynie te świadczenia, które leżą w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowią one realne przysporzenie majątkowe, świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, aby stanowiły przychód, muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika korzyści majątkowej, która może wystąpić jako powiększenie aktywów albo zaoszczędzenie wydatków. Trybunał wskazał, iż nie można zakładać, że gdyby nie spotkanie organizowane przez pracodawcę, pracownik wydałby własne pieniądze na uczestniczenie w takim przedsięwzięciu.
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. w sprawie K 7/13

Jak podkreślił Trybunał Konstytucyjny, organizowanie spotkań integracyjnych leży przede wszystkim w interesie pracodawców, tego rodzaju działania zwiększają atrakcyjność zatrudnienia i służą przyciągnięciu kandydatów do pracy, a także tworzą dobrą atmosferę w miejscu pracy. Trybunał zwrócił również uwagę na fakt, że świadczenia w naturze w przeciwieństwie do świadczeń pieniężnych są traktowane jako przychód wyłącznie pod warunkiem, że są otrzymane, co ma wskazywać na wymagany realny charakter świadczenia.

Obecnie wydawane interpretacje indywidualne opierają się na tym wyroku. Dyrektorzy Izb Skarbowych wskazują ( lub potwierdzają prawidłowość stanowiska wnioskodawcy) iż udział w imprezie integracyjnej, a do takich niewątpliwie można zaliczyć spotkania świąteczne, nie rodzi przychodu u pracownika.

Pracownicy uczestniczą w takich spotkaniach „obowiązkowo”, korzyść uzyskują przede wszystkim pracodawcy. Jak wskazał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 września 2015 r., sygn. IBPB-1-2/4510-191/15/BKD „celem imprez integracyjnych będzie budowanie lepszej atmosfery w środowisku pracy i integracja pracowników. Celów tych w żaden sposób nie zmienia okoliczność, iż na imprezy integracyjne pracownicy mogą przychodzić wraz z członkami najbliższej rodziny. Okoliczność ta nie zmienia bowiem charakteru takich imprez, jako zdarzeń związanych z działalnością gospodarczą Spółki-pracodawcy”.

Potwierdzają to m.in. interpretacje indywidulane Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 20 października 2015 r., sygn. IBPB-2-1/4511-334/15/MK, czy zmiana interpretacji indywidulanej dokonana przez ministra finansów 14 września 2015 r., sygn. DD3.8222.2.324.2015.OBQ.

Ważna interpretacja
Skoro planowane imprezy integracyjne będą miały charakter ogólnodostępny dla wszystkich pracowników oraz emerytów, to mimo że udział w nich będzie dobrowolny, po stronie uczestników nie pojawi się korzyść w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie impreza organizowana przez Wnioskodawcę, pracownik (emeryt) wydałby pieniądze na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 21 września 2015 r.,  sygn. IBPB-2-1/4511-265/15/AD

Świadczenia od pracodawcy może otrzymać również rodzina pracownika

Świadczenia otrzymane przez członków rodziny traktuje się jak świadczenia otrzymane przez pracowania. W omawianej sytuacji, skoro uczestnictwo pracownika w uroczystości nie stanowi dla niego przychodu ze stosunku pracy, to nie zmienia tego faktu uczestniczenie jego rodziny.

Świadczenia mogą być finansowane z ZFŚS

Spotkania świąteczne zasadniczo nie powinny być finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie są to bowiem spotkania mające charakter działalności socjalnej. Jeśli jednak pracodawca potraktuje to spotkanie jako wydarzenie kulturalno-rekreacyjne, to będzie mogło być ono sfinansowane z ZFŚS.
W takiej sytuacji przychód może być także zwolniony z opodatkowania. Podstawą do zwolnienia podatkowego nie musi być art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, który przewiduje, że wolna od podatku jest wartość otrzymywanych przez pracownika – w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) – rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Jednak w ciągu roku łącznie nie może to przekraczać 380 zł.
W tym przypadku także będzie zwolnienie ze względu na wskazania wynikające z wyroku Trybunału Konstytucyjnego.

Podstawa prawna: art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 31, 32 i 38 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.).

CIT

Powstaje jednak pytanie, czy firmowe spotkanie wigilijne bądź noworoczne można sfinansować z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych. Otóż z orzecznictwa wynika, że lepiej tego nie robić. Potwierdza to np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 lutego 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 4283/06. WSA stwierdził, że zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, byłoby sprzeczne z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Dlatego WSA stwierdził, że wydatki związane ze spotkaniem dla pracowników można sfinansować ze środków obrotowych firmy.

Jednocześnie sąd zaznaczył, że aby zaliczyć wydatek na imprezę integracyjną do kosztów uzyskania przychodów, pracodawca powinien położyć szczególny akcent na jej motywujący charakter. Spotkanie takie musi integrować pracowników z firmą oraz między sobą, poprawić atmosferę pracy, spowodować wzrost motywacji wiążącej się z wykonywaniem obowiązków. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów.

Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp. W ocenie sądu może to wpływać pozytywnie na pracowników, wskazywać im, że pracodawca nagradza ich za sumienną i bardziej efektywną pracę. Podatnik organizujący takie spotkanie ma wpłynąć pozytywnie na pracowników, a przez to zwiększyć efektywność ich pracy. W takim przypadku można przyjąć, że między prowadzoną przez firmę działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi – nawet w sposób pośredni – na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę, istnieją określone związki. Dlatego, w ocenie sądu, wydatki ponoszone na zorganizowanie imprezy integracyjnej mogą zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów.

Możliwość zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu potwierdzają m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 11 września 2015 r., sygn. IBPB-1-2/4510-191/15/BKD, czy interpretacja indywidualna z 25 września 2015 r.,  sygn. IBPB-1-3/4510-168/15/TS.

Oznacza to, iż sfinansowane wydatki na organizację imprez integracyjnych w części przypadającej zarówno dla jej pracowników, jak i członków ich rodzin, mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Jeśli jednak świadczenia realizowane w ramach imprezy integracyjnej stanowić będą działalność socjalną, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, to wówczas wydatki ponoszone na organizację takiej imprezy nie mogą podlegać zaliczeniu do kosztów podatkowych. Stosownie bowiem do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki ponoszone przez pracodawcę na działalność socjalną, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (również wówczas, gdy zostaną poniesione ze środków obrotowych).

Wyrok SN
Impreza finansowana z ZFŚS
Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie powinny być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331

Podstawa prawna: art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm.).

UoR

Poniesione przez firmę wydatki na zorganizowanie Wigilii dla pracowników, jak również na imprezę świąteczną dla ich dzieci (tzw. choinkę) należy ująć w księgach rachunkowych. Do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego wprowadza się w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie (art. 20 ustawy o rachunkowości).

Jeśli firma zorganizuje spotkanie wigilijne, które sfinansuje ze środków obrotowych, oraz zamówi w związku z tym usługę gastronomiczną, to do ksiąg rachunkowych można wprowadzić następujące zapisy:

1. Faktura VAT za zorganizowanie spotkania wigilijnego:
   • Wn „Rozliczenie zakupu”,
   • Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Obciążenie kosztów wartością usługi:
   • Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub konto zespołu 5,
   • Ma „Rozliczenie zakupu”.

Świadczenia otrzymane przez dzieci pracowników z okazji „choinki”, sfinansowane ze środków ZFŚS, należy ewidencjonować na koncie „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Do ksiąg rachunkowych można zatem wprowadzić zapisy:

1. Faktura VAT za organizację imprezy:
   • Wn „Rozliczenie zakupu”,
   • Wn „VAT naliczony”,
   • Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
2. Rozliczenie:
   • Wn „ZFŚS”,
   • Ma „Rozliczenia zakupu”.
3. Zapłata faktury z rachunku bankowego ZFŚS:
   • Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
   • Ma „Rachunek bankowy ZFŚS”.

Jeśli pracodawca jest zobowiązany obciążyć pracownika zaliczką na podatek dochodowy, to w księgach rachunkowych powinno się dokonać zapisu:
• Wn „Rozrachunki z pracownikami”,
• Ma „Rozrachunki publicznoprawne” (analitycznie: rozrachunki z US z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych).

Podstawa prawna: art. 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. nr poz. 330) ze zm.).

Ewa Ostapowicz

specjalista z rachunkowości

Krzysztof Tomaszewski

specjalista z zakresu prawa podatkowego

dr Katarzyna Trzpioła

specjalista ds. podatków i rachunkowości