Do końca stycznia 2016 r. płatnik powinien wysłać do urzędu skarbowego PIT - 4R

Przedsiębiorcy, którzy wypłacają wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawnej, są zobowiązani sporządzić i wysłać do właściwego urzędu skarbowego deklarację PIT-4R oraz informację PIT-11. Za nieterminowe złożenie rocznych deklaracji grozi kara grzywny w wysokości jak za wykroczenie skarbowe. Maksymalna grzywna w 2016 r. może wynieść nawet 37.000 zł.

Płatnicy mają obowiązek obliczyć i pobrać podatek (zaliczkę na podatek) od wypłacanych dochodów i wpłacić go na rachunek bankowy organu podatkowego. Płatnik ma również obowiązek sporządzać oraz wysyłać deklaracje i informacje podatkowe. Płatnik, który nie wykonał swoich obowiązków, odpowiada całym swoim majątkiem za podatek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony. Płatnikom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków. Wynagrodzenie to wynosi 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.

Przykład  – wynagrodzenie płatnika
Spółka za wszystkie miesiące roku 2015 (z wyjątkiem wpłaty za marzec) wpłacała terminowo pobrany podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Mogła ona potrącać wynagrodzenie za terminowo wpłacony podatek 0,3% kwoty pobranych podatków za każdy miesiąc, z wyjątkiem marca. Wynagrodzenie dla płatnika przysługuje tylko za terminowe wpłaty. Jeśli przykładowo kwota pobranych podatków od podatników za styczeń wyniosła 15.758 zł, to od tej kwoty płatnik ma prawo pobrać wynagrodzenie w kwocie 47 zł (15.758 zł × × 0,3% = 47,27 zł). Kwoty wynagrodzeń zaokrągla się do pełnych złotych. A zatem płatnik do urzędu skarbowego za styczeń powinien wpłacić podatek w kwocie 15.711zł (15.758 zł – 47 zł).

PIT-4R należy przesłać do końca stycznia

Po zakończeniu roku podatkowego, w którym były wypłacane dochody z tytułu umowy o pracę, umów zleceń, umowy o dzieło, z tytułu praw majątkowych, płatnik w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym jest zobowiązany przesłać do urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika – roczne deklaracje według ustalonego wzoru – druk PIT-4R (art. 38 ust. 1a ustawy o PIT).
W przypadku, gdy płatnik nie jest osobą fizyczną, właściwy jest urząd skarbowy według siedziby płatnika (miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby). Warto zaznaczyć, że w PIT-4R nie ujmuje się drobnych umów o dzieło bądź umów zleceń do 200 zł. W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnik przekazuje do urzędu skarbowego deklarację do dnia zaprzestania tej działalności.

Na PIT-11 jest więcej czasu

Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnicy przesyłają do urzędu skarbowego, właściwego według miejsca zamieszkania podatnika i do podatnika (pracownika, zleceniobiorcy, wykonawcy) – informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11 (art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT). W przypadku osób zagranicznych (o ograniczonym obowiązku podatkowym) informację należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych. W przypadku osób uzyskujących dochody ze stosunku pracy, płatnicy mają obowiązek przesłać im PIT-11, jeśli nie dokonują za nie rocznego obliczenia podatku (PIT-40) na podstawie oświadczenia podatnika złożonego na druku PIT-12 (art. 39 ustawy o PIT).

W przypadku zaprzestania przez płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym,  płatnik przekazuje informacje PIT-11 w terminie do dnia zaprzestania działalności. Jeśli obowiązek poboru zaliczek przez płatnika ustał w ciągu roku (np. nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę) na pisemny wniosek podatnika w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku płatnik jest zobowiązany do sporządzenia PIT-11. W terminie tym płatnik przekazuje sporządzony PIT-11 podatnikowi i urzędowi skarbowemu zgodnie z właściwością.

Przykład – błąd w PIT-11
Spółka po zakończeniu roku sporządza pracownikowi PIT-11. Spółka przez pomyłkę potrąciła pracownikowi zryczałtowane koszty pracownicze w kwocie, jaka przysługuje przy uzyskiwaniu przychodów z jednego stosunku pracy, tj. 111 zł 25 gr (za rok podatkowy 1.335 zł). Powinna potrącać jednak kwotę wyższą, ponieważ pracownik mieszkał poza miejscowością, gdzie znajdował się zakład pracy (1.168 zł 72 gr rocznie). W tej sytuacji w PIT-11 spółka powinna wykazać koszty faktycznie uwzględnione przy poborze zaliczek na podatek (a więc w wysokości 1.335 zł). Koszty w prawidłowej wysokości podatnik może wykazać w zeznaniu rocznym.

W przypadku małych umów zlecenia bądź umów o dzieło (do 200 zł) płatnik nie ma obowiązku sporządzać i przesyłać imiennych informacji o wysokości dochodu PIT-11. A zatem jeśli zleceniobiorca będzie chciał od małej umowy zlecenia uzyskać informacje o pobranych składkach na ubezpieczenie w celu ich odliczenia w zeznaniu podatkowym, będzie musiał zwrócić się do płatnika o wystawienie zaświadczenia o wysokości odprowadzonych składek na ubezpieczenie.

Interpretacja IS – przejęcie pracownika
Obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek dochodowy nie ustaje, lecz przechodzi na nowego płatnika, który przejmując pracowników przejmuje także obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W związku z tym nie ma zastosowania art. 39 ust. 2 ustawy o PIT. Przejmujący pracowników pracodawca powinien kontynuować obliczanie zaliczek na podatek dochodowy od dokonanych wypłat wynagrodzeń według zasad określonych w art. 32 ustawy o PIT.

Po zakończeniu roku podatkowego przejmujący pracodawca, jeśli nie dokonuje rocznego obliczenia podatku, powinien przekazać podatnikowi oraz odpowiednim urzędom skarbowym informacje o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 obejmujące dane za cały rok podatkowy, tj. zarówno za okres zatrudnienia w przejętym zakładzie pracy, jak i u obecnego pracodawcy. A zatem przy połączeniu spółek przez przejęcie drugiej spółki z o.o., spółka przejmująca powinna kontynuować obliczanie zaliczek na podatek dochodowy od dokonanych wypłat wynagrodzeń i przekazać informacje PIT-11 obejmujące dane za cały rok podatkowy.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 9 listopada 2015 r., nr IPTPB1/4511-520/15-4/KO

Na PIT-40 jest czas do końca lutego

Jeśli pracownik uzyskujący dochody ze stosunku pracy złoży do 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie sporządzone według ustalonego wzoru, które traktuje się na równi z zeznaniem (PIT-12), że:

1. poza dochodami uzyskanymi od płatnika nie uzyskał innych dochodów, z wyjątkiem dochodów określonych w art. 30-30c oraz art. 30e ustawy o PIT,
2. nie korzysta z odliczeń, z wyjątkiem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
3. nie korzysta z możliwości opodatkowania dochodów określonych w art. 6 ust. 2 lub 4 (opodatkowanie łączne z małżonkiem lub łącznie z samotnie wychowywanym dzieckiem),
4. nie ma obowiązku doliczenia kwot uprzednio odliczonych,
   – to płatnik jest zobowiązany sporządzić według ustalonego wzoru roczne obliczenie podatku od dochodów uzyskanych przez pracownika w roku podatkowym (art. 37 ust. 1 ustawy o PIT).

Roczne obliczenie podatku płatnik sporządza w terminie do końca lutego po upływie roku podatkowego (na druku PIT-40) i w tym samym terminie przekazuje podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku rozliczania osób zagranicznych rozliczenie roczne kieruje do urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.

PIT-11 można wysłać pracownikowi drogą elektroniczną

Przepisy regulują jedynie sposób dostarczania informacji podatkowych do organów podatkowych, natomiast nie regulują sposobu ich przekazania pracownikowi przez pracodawcę (płatnika). Powstaje zatem problem, czy płatnik może przekazać pracownikowi PIT-40 lub PIT-11 drogą elektroniczną.

Organy podatkowe często nie akceptują takiego rozwiązania, a jeśli w niektórych interpretacjach dopuszczają, to podkreślają, iż płatnik powinien dysponować dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11. Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11. Jednak WSA w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10) stwierdził, że pracodawca może przekazać pracownikowi PIT-40 i PIT-11 drogą elektroniczną. Musi tylko zachować odpowiedni wzór formularza.

Zdaniem sądu w przepisach prawa nie można doszukać się przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji, gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika) podany w tym celu, pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji. Należy jednak pamiętać, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia wątpliwości, czy deklaracja została doręczona. Do celów dowodowych płatnik powinien przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklarację pracownikowi.

Z kolei WSA  w Bydgoszczy w wyroku z  25 sierpnia 2015 r., sygn. akt I SA/Bd 505/15 podkreślił, iż zgodnie z art. 39 ustawy o PIT płatnik nie ma obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia informacji PIT 11. Oznacza to, że pracodawca ma dowolność w wyborze sposobu przesłania informacji PIT-11 pracownikowi. Może tego dokonać e-mailem, listem zwykłym lub poleconym. W przypadku listu zwykłego płatnik, podobnie jak przy przesłaniu PIT-11 e-mailem, nie ma potwierdzenia jej otrzymania przez pracownika

PIT-8AR należy złożyć do końca stycznia

Do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnik ma obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym – PIT-8AR. Deklarację tę płatnik składa do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania, a jeśli nie jest on osobą fizyczną, to według siedziby płatnika bądź miejsca prowadzenia działalności (dotyczy płatników nieposiadających siedziby). W deklaracji PIT-8AR płatnik wykazuje kwoty zapłaconego w ciągu roku zryczałtowanego podatku, do którego poboru był zobowiązany od wypłat świadczeń zarówno na rzecz osób fizycznych krajowych, jak i zagranicznych. A zatem w PIT-8AR płatnik mający siedzibę w Polsce wykazuje również kwoty zryczałtowanego podatku dochodowego od należności wypłacanych zagranicznym osobom fizycznym, np. z tytułu dywidendy, należności licencyjnych bądź odsetek.

Płatnik w PIT-8AR oddzielnie wykazuje kwoty zryczałtowanego podatku dochodowego wpłacanego za poszczególne miesiące m.in. z tytułu:

1. wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych oraz nagrody związane ze sprzedażą premiową (art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT),
2. świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów będących byłymi pracownikami (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT),
3. należności osób zagranicznych wymienionych w art. 29 ustawy o PIT, np. praw autorskich osoby zagranicznej,
4. odsetek od pożyczek, odsetek i dyskont od papierów wartościowych (art. 30a ust. 1 pkt 1 i pkt 2),
5. dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych (art. 30a ust. 1 pkt 4).

W deklaracji PIT-8AR w części C w poz. 13 należy wpisać inne należności, z tytułu których płatnik był zobowiązany w ciągu roku do odprowadzenia podatku zryczałtowanego. W tej pozycji należy ująć np. kwoty zryczałtowanego podatku wypłaconego od tzw. małych umów zlecenia bądź umów o dzieło do 200 zł.

Ważne
Deklaracji PIT-8AR płatnik nie ma obowiązku wysyłać do podatnika. Należności wykazanych w tej deklaracji podatnik nie łączy z dochodami podanymi w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-37 lub PIT-36.

IFT-1/IFT-1R płatnik wysyła do końca lutego

W przypadku należności wypłacanych zagranicznym osobom fizycznym na płatniku ciążą dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. Do końca lutego roku następującego po roku podatkowym płatnik powinien bowiem przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych informację o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania – IFT-1R (art. 42 ust. 2 pkt 2 ustawy o PIT). Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych (Dz.U. nr 165, poz. 1371 ze zm.) urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych dla osoby fizycznej niemającej miejsca zamieszkania w Polsce ustala się według miejsca pobytu tej osoby.

Na pisemny wniosek podatnika płatnik w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku jest również zobowiązany do sporządzenia i przesłania podatnikowi i urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawie opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji IFT-1 (art. 42 ust. 4 ustawy o PIT). W informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania (IFT-1/IFT-1R), jeśli jest składana przez płatnika za cały rok podatkowy, należy skreślić IFT-1. Natomiast jeżeli jest składana na wniosek podatnika, wówczas należy skreślić IFT-1R.

Przykład – informacja IFT-1/IFT-1R
Niemiecki podatnik uzyskał w sierpniu przychód od spółki polskiej. Następnie złożył do spółki wniosek o sporządzenie informacji o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego w Polsce. Wniosek wpłynął do spółki 14 września. A zatem do 28 września spółka jako płatnik powinna przygotować informację IFT-1/IFT-1R, w której powinna skreślić IFT-1R i w informacjach dodatkowych wpisać datę złożenia wniosku oraz datę przekazania informacji.

W przypadku zaprzestania przez płatnika prowadzenia działalności przed końcem lutego roku następującego po roku podatkowym, płatnik przekazuje informacje w terminie do zaprzestania działalności.

Obowiązek sporządzenia informacji IFT-1/IFT-1R istnieje niezależnie od tego, czy zryczałtowany podatek dochodowy został pobrany, czy też na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania płatnik nie pobrał podatku.

Trzeba stosować aktualne wzory formularzy

Płatnik do przychodów, dochodów (strat) uzyskanych (poniesionych) od 1 stycznia 2015 r. powinien zastosować wzór formularzy PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 i IFT-1/IFT-1R określonych w rozporządzeniu ministra finansów z  23.11.2015 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1998). Te deklaracje i informacje płatnik powinien składać do organów podatkowych w formie elektronicznej zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2015 r. poz. 407 ze zm.)

Płatnicy muszą przechowywać dokumenty 5 lat

Płatnicy obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem podatków do czasu upływu terminu  przedawnienia zobowiązania płatnika. Co do zasady przedawnia się ono z upływem 5 lat, począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 71 Ordynacji podatkowej). Po upływie tego okresu płatnicy zobowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem podatku. Jeżeli przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe, dokumenty można zniszczyć. Przekazanie i zniszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone z zachowaniem rygorów tajemnicy skarbowej.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej bądź jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Podstawa prawna: art. 31-44 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Skutki dla przedsiębiorcy
- Płatnik w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym jest zobowiązany przesłać do urzędu skarbowego roczne deklaracje według ustalonego wzoru – PIT-4R.
- W PIT-4R nie ujmuje się drobnych umów o dzieło bądź umów zleceń do 200 zł.
- Płatnik do końca lutego roku następującego po roku podatkowym ma obowiązek przesłać do urzędu skarbowego informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11. W przypadku osób uzyskujących dochody ze stosunku pracy płatnicy mają obowiązek przesłać im PIT-11, jeśli nie dokonują rocznego obliczenia podatku (PIT-40) na podstawie oświadczenia podatnika złożonego na druku PIT-12.
- Jeśli pracownik uzyskujący dochody ze stosunku pracy złoży do 10 stycznia roku następującego po roku podatkowym oświadczenie PIT-12, płatnik jest zobowiązany sporządzić według ustalonego wzoru roczne obliczenie podatku od dochodów uzyskanych przez pracownika w roku podatkowym (PIT-40).

Iwona Czauderna

doradca podatkowy