# Transformacja działu finansów jako przykład zastosowania benchmarkingu **Szybkie zmiany, wprowadzanie na rynek coraz to nowych wyrobów, silne nasycenie rynku, ciągle zmieniające się układy sił konkurencyjnych powodują, że tradycyjne metody zarządzania stają się coraz mniej skuteczne. Dlatego w coraz większym stopniu znajdują zastosowanie nowoczesne metody zarządzania, takie jak reengineering, outsourcing czy benchmarking.** Dział finansów analizowanej w tym artykule globalnej korporacji z branży IT obejmuje księgowość/controlling, kontrolę kosztów nieoperacyjnych, raportowanie, księgowość rezerw na akcje marketingowe oraz łańcuch dostaw. Ze względu na skalę przedsiębiorstwa, korporacja przez wiele lat zmagała się z nieefektywną organizacją wspomnianego działu, co nie pozostawało bez wpływu na wysokość kosztów generowanych przez tę część firmy. Charakteryzowało się to rozdrobnieniem działów finansowych, wynikającym z globalności przedsiębiorstwa, struktury organizacyjnej grupy, dużej liczby lokalizacji. Rozdrobnienie to powodowało dużą niespójność i nieefektywność procesów finansowych. Problem pogłębiała skomplikowana architektura systemów, będąca efektem wielu fuzji dokonanych przez przedsiębiorstwo na przestrzeni lat. W 2003 r. przedsiębiorstwo rozpoczęło współpracę z globalną firmą strategiczno-doradczą, liderem w zakresie najlepszych praktyk, benchmarkingu i usług konsultacyjnych w obszarze procesów transformacji, której wiedza bazuje w większości na ponad 4000 benchmarkach. W ten sposób rozpoczęła się, mająca trwać kilka lat, transformacja działu finansów, do której wykorzystano jedną z nowoczesnych metod zarządzania – benchmarking. **Ważne** Wdrażać u siebie cudze pomysły – oto idea benchmarkingu. Metoda ta polega na uczeniu się najlepszych praktyk od liderów w danej dziedzinie, przy czym nie chodzi o kopiowanie gotowych rozwiązań, lecz na porównywanie się z najlepszymi, dorównywanie im, orientację na najlepszą klasę wyrobów lub usług, uczenie się od konkurentów. Jednym z celów transformacji było uzyskanie właściwej struktury kosztów usług finansowych. Koszty usług finansowych jako procent przychodu ogółem są jedną z kluczowych miar, ale nie są jedyną miarą sukcesu. Inną, równie ważną stroną jest efektywność. Dopiero wypadkowa najwyższych wartości zarówno z zakresu efektywności, jak i wydajności stanowi o najwyższej klasie usług. Istotne jest też oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian. **Wizja działu finansów** W efekcie analizy benchmarkingowej przedsiębiorstwo stworzyło swoją wizję działu finansów: być Najlepszą Organizacją Finansową. Bycie najlepszym jest celem, który przedsiębiorstwo miało osiągnąć, a następnie kontynuować. Zdefiniowano trzy obszary kluczowe dla osiągnięcia statusu „Najlepszego”: - Zaufany Partner – dział finansów jako zaufany partner i doradca, który pomaga się rozwijać, dostarcza wartościowych danych wejściowych dla biznesu, bierze czynny udział w podejmowaniu ważnych decyzji oraz pomaga przedsiębiorstwu zwiększyć konkurencyjność. - Zespół – jedna, zjednoczona globalna organizacja finansowa, gdzie dział finansów działa jako jeden zespół przedsiębiorstwa – zespół istniejący ponad granicami geograficznymi i organizacyjnymi, mający te same cele i procesy. - Czas – dostępność poprawnych danych w jednym miejscu, jak również zautomatyzowanych raportów i procesów, eliminujących potrzebę obróbki danych i arkuszy roboczych, w efekcie czego potrzebne dane i informacje otrzymywane są za pierwszym razem. Dla każdego ze zdefiniowanych obszarów wybrano firmy ocenione jako najlepsze oraz przyczyny, dla których firmy te zostały tak ocenione. W ten sposób powstała lista pomysłów zastosowanych w innych firmach, która ma pomóc działowi finansów przedsiębiorstwa osiągnąć założony cel. **Obszary zmian** Transformację działu finansów zorganizowano w czterech obszarach: - **Reinżynieria procesów** – miała na celu pozwolić przedsiębiorstwu być bardziej elastycznym i wydajnym konkurentem, jednocześnie uwzględniając wymagania regionalne i biznesowe oraz umożliwiając elastyczność. - **Architektura systemów** – miała na celu wyeliminować złożoność i fragmentaryczność systemów, w którego efekcie miała zostać wdrożona stabilna i godna zaufania architektura, będąca w stanie dostarczyć poprawne dane. - **Ujednolicone raportowanie i zarządzania danymi** – wdrożenie systemu, tzw. hurtowni danych, mającego być pojedynczym źródłem informacji, aby umożliwić samoobsługę w obszarze raportowania i zarządzania danymi. - **Ludzie** – rozwój regionalnych centrów usług wspólnych, co pozwoli zredukować liczbę osób w dziale finansów ulokowanych lokalnie, a także, co stanowi cel nadrzędny, pozwoli wykorzystać centra usług wspólnych do ulepszenia usług dostarczanych partnerom biznesowym. **Fazy transformacji działu finansów** **Faza I** transformacji koncentrowała się na wszystkich obszarach transformacji poprzez: - stworzenie scentralizowanego działu analizującego koszty nieoperacyjne (reinżynieria procesów), - opracowanie strategii systemowej (architektura systemów), - wdrożenie jednego spójnego systemu inteligentnego raportowania (zarządzanie danymi), - utworzenie programu zarządzanie talentami oraz rozwoju kariery (kapitału ludzkiego). **Faza II** transformacji polegała na wyodrębnieniu strumieni pracy i ustawieniu jej w inny sposób. Zostało to odzwierciedlone poprzez powstanie Globalnej Strategii Lokalizacyjnej i Globalnej Organizacji Procesowej. Punktem wyjścia do stworzenia Strategii Lokalizacyjnej było stwierdzenie, że przedsiębiorstwo jest globalną korporacją. Ta globalność pozwala przenosić pracę do innych lokalizacji na świecie, ciągle optymalizując miejsce i sposób jej wykonywania, znajdując operacyjne synergie i oszczędności w zakresie kosztów. Stworzenie Strategii Lokalizacyjnej miało również na celu pozwolić pracownikom i partnerom przewidzieć, gdzie usługi finansowe będą dostarczane w przyszłości. Miało to pozwolić czerpać zalety z takich czynników, jak: lepsze możliwości rozwoju kariery, lepsza kontynuacja wiedzy na temat kluczowych procesów itp. Egzekwowanie tej strategii i przenoszenie pracy w inne lokalizacje powinno w przyszłości umożliwić lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi i finansowymi. Strategia Lokalizacyjna stanowiła globalny plan dostarczania usług finansowych tak efektywnie i wydajnie, jak to możliwe. Polegała na zgrupowaniu czynności finansowych w globalnych i regionalnych centrach usług wspólnych i pozostawieniu lokalnie jedynie wyselekcjonowanych czynności (ze względu np. na lokalne uregulowania prawne, specyfikę kraju, duże interakcje z biznesem lokalnym itp.). W ciągu kilku lat powstało kilka takich centrów na całym świecie. Strategia Lokalizacyjna mówi o tym „gdzie”. Aby osiągnąć cel, potrzebny jest model „jak”. W ten sposób powstała koncepcja Globalnej Organizacji Procesowej. Sytuację działu finansów z początku transformacji cechował brak jasnego porządku, który umożliwiałby szybkie wdrażanie reinżynierii, brak zdefiniowanego klarownego modelu organizacji, brak oczywistego umiejscowienia procesów, problemy z kontrolą. Nowy model organizacyjny miał na celu dostarczenie jasnego podziału odpowiedzialności oraz wyodrębnienie globalnych procesów finansowych, aby można było stworzyć przejrzysty podział między centra usług wspólnych a lokalnymi jednostkami. Żeby można było ustabilizować strukturę procesów globalnych, potrzebna była organizacja, która byłaby ich właścicielem, składająca się z scentralizowanych zespołów zarządzanych przez menedżerów zlokalizowanych w tej samej lokalizacji. Aspiracje dla Globalnej Organizacji Procesowej: - jasna odpowiedzialność za globalne procesy – odpowiedzialność skoncentrowana w jednej organizacji, - standaryzacja i optymalizacja globalnego portfolio procesów, - szybsza reinżynieria procesów, mająca zoptymalizować pracę procesową, - ustabilizowanie centrów usług wspólnych i struktury zarządzania procesem u partnerów, - polepszenie jakości usług dla partnerów biznesowych. W ramach Globalnej Organizacji Procesowej stworzone zostały następujące zespoły (tzw. wieże): - księgowość/controlling, - kontrola kosztów nieoperacyjnych, - standardowe raportowanie, - księgowość rezerw na akcje marketingowe, - łańcuch dostaw. Kolejnym istotnym elementem transformacji była architektura systemów. Jego celem była wielomilionowa redukcja kosztów rocznie oraz planu zatrudnienia poprzez: - eliminację odwołań i mapowań, - eliminację czasu traconego na poprawianie błędów, nieprzynoszącego wartości dodanej, - eliminację czasu spędzanego na uzgadnianiu różnic między systemami, nieprzynoszącego żadnej wartości dodanej, - poprawę spójności odwołań i procesów, - podwyższenie jakości danych (mniejszą ilość błędów). Ostatni element transformacji, ludzie, składał się z trzech etapów: - rozwój karier: uruchomienie programu zarządzania talentami, mentoringu dla osób z wysokim potencjałem oraz narzędzia do zarządzania potencjałem ludzkim, - rozwój ludzi: rozszerzenie programu zarządzania talentami, rozszerzenie metryk menedżerskich, stworzenie programu otwartego mentoringu (fakultatywnego programu mentoringowego, otwartego dla wszystkich pracowników) oraz programu Ambasador Transformacji, - kultura rozwoju: systematyczne zarządzanie talentami, wprowadzenie metryk pozamenedżerskich oraz wszechobecnego mentoringu, umożliwienie „eksportu” talentów (wymiany pracowników między centrami). **Efekty zmian** Osiągnięcie światowej klasy w 2010 r. było jednym z celów transformacji. Czego udało się dokonać do tego założonego terminu? Na pewno przedsiębiorstwo zrobiło znaczący postęp w kierunku bycia najlepszym. Jest to widoczne w kilku obszarach, w których przeprowadzane były zmiany. Przede wszystkim przedsiębiorstwo zaczęło w większej mierze korzystać z zalet automatyzacji i metod transakcji elektronicznych. W efekcie zwiększeniu uległa wydajność procesowania transakcji oraz wartość dodana przy strategicznym i operacyjnym podejmowaniu decyzji, gdyż samo pozyskanie potrzebnych danych stało się szybsze i prostsze. Przełożyło się to na efektywniejsze zarządzanie podatkami oraz środkami pieniężnymi. Patrząc bardziej wymiernie – dzięki przeprowadzonym zmianom przedsiębiorstwo uzyskało znaczny spadek kosztu procesów finansowych jako procent przychodu ogółem (1,3% – 2003 r., 0,66% – 2009 r.). Niemniej jednak transformacja była jedynie kamieniem milowym – aby utrzymać wysoki poziom, trzeba się ciągle ulepszać. Firmy ciągle reewaluują, korygują i analizują wszystkie czynności. Jest to cykl ciągły, podróż, która wymaga spojrzenia na każdy z elementów zasobów i analizy tego, jak wydatkujemy czas, fundusze i gdzie je lokujemy. W omawianym przypadku dalszych działań wymaga ciągła niespójność procesów oraz brak zestandaryzowanej i kompleksowej architektury aplikacji. Brak automatyzacji w takich obszarach, jak np. płace, zobowiązania, wciąż prowadzi do kadrochłonnego procesowania transakcji. Obszar raportowania również wymaga ulepszenia spójności technologii samoobsługowych – możliwość dotarcia do odpowiednich informacji i ich analizowanie jest wciąż uciążliwe, ilość pracy potrzebna na zebranie danych pozostawia mało czasu na bardziej zaawansowane analityczne metody i bardziej proaktywne podejście do partnerstwa biznesowego. **Artykuł został opublikowany w nr. 4/2016 magazynu Controlling i Zarządzanie** [www.controlling-zarzadzanie.pl](http://www.controlling-zarzadzanie.pl) --- **Milena Prządo**Ekspert ds. Procedur Finansowych w Międzynarodowym Centrum Usług Wspólnych Fraza ### Newsletter BDO Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o najnowszych artykułach, aktualnościach i szkoleniach? [ Zapisz się ](https://www.bdoakademia.pl) ### Aktualności - [ Wartościowanie stanowisk staje się obowiązkiem prawnym ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1249-wartosciowanie-stanowisk-staje-sie-obowiazkiem-prawnym.html) - [ Reforma Systemu Budżetowego ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1247-reforma-systemu-bud%C5%BCetowego.html) - [ Wartościowanie stanowisk pracy i dostosowanie polityki wynagrodzeń ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1246-warto%C5%9Bciowanie-stanowisk-pracy-i-dostosowanie-polityki-wynagrodze%C5%84.html) - [ Zapowiadane zmiany przepisów o cenach transferowych coraz bliżej ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1244-zapowiadane-zmiany-przepis%C3%B3w-o-cenach-transferowych-coraz-bli%C5%BCej.html) - [ Reforma systemu budżetowego i nowa klasyfikacja budżetowa ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1243-reforma-systemu-budzetowego-i-nowa-klasyfikacja-budzetowa.html) - [ Rząd za lepszą ochroną przed mobbingiem i nową wysokością zadośćuczynienia ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1240-rz%C4%85d-za-lepsz%C4%85-ochron%C4%85-przed-mobbingiem-i-now%C4%85-wysoko%C5%9Bci%C4%85-zado%C5%9B%C4%87uczynienia.html) - [ Nowe zasady zwolnień lekarskich wchodzą w życie ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1239-nowe-zasady-zwolnie%C5%84-lekarskich-wchodz%C4%85-w-%C5%BCycie.html) - [ Zmiany w informacji o cenach transferowych w zakresie podatku CIT (formularz TPR-C) ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1238-zmiany-w-informacji-o-cenach-transferowych-w-zakresie-podatku-cit-formularz-tpr-c.html) - [ ZUS ogłosił podstawy wymiaru składki zdrowotnej dla przedsiębiorców ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1236-zus-og%C5%82osi%C5%82-podstawy-wymiaru-sk%C5%82adki-zdrowotnej-dla-przedsi%C4%99biorc%C3%B3w.html) - [ Eksport, import i wewnątrzwspólnotowe nabycie i dostawa w KSeF ](https://www.szkolenia-bdo.pl/o-nas/aktualnosci/1234-eksport,-import-i-wewn%C4%85trzwsp%C3%B3lnotowe-nabycie-i-dostawa-w-ksef.html) Eksperci pomagają ekspertom W BDO wierzymy, że wyjątkowa obsługa Klienta zaczyna się od budowania wyjątkowych relacji. [ ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA ](https://www.bdoakademia.pl) - [](https://www.facebook.com/BDOAcademyPoland) - [](https://www.linkedin.com/company/bdo-academy-polska) - [](https://www.youtube.com/channel/UCWav49ElLUkX2LrBVvAWfKw) BDO Sp. z.o.o. Sp. K. Wszelkie prawa zastrzeżone BDO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS 0000729684, NIP 108-000-42-12 | [**MAPA STRONY**](https://www.szkolenia-bdo.pl/mapa-strony.html) | |---| | **[KONTAKT](https://www.szkolenia-bdo.pl/kontakt.html)** | | **[POLITYKA PRYWATNOŚCI](https://www.szkolenia-bdo.pl/index.php?Itemid=685&lang=pl)** | | **[KLAUZULA RODO](https://www.szkolenia-bdo.pl/images/bdo/szkolenia/pdf/klauzula_rodo.pdf)** | - [Szkolenia podatki](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/otwarte/szkolenia-podatki.html) - [Szkolenia VAT](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/otwarte/szkolenia-vat.html) - [Szkolenia CIT](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-cit.html) - [Podatek od nieruchomości](https://www.szkolenia-bdo.pl/podatek-od-nieruchomosci) - [Szkolenia ceny transferowe](https://www.szkolenia-bdo.pl/szkolenia-online/podatki/szkolenia-ceny-transferowe.html) - [Szkolenia VAT w obrocie międzynarodowym, Akcyza, Cło, Intrastat](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/vat-w-obrocie-miedzynarodowym.html) - [Krajowy System e-Faktur KSeF](https://www.szkolenia-bdo.pl/e-faktura.html) - [JPK CIT](https://www.szkolenia-bdo.pl/szkolenia-jpk-cit) - [Szkolenia MSR/MSSF](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-msr-mssf.html) - [Środki trwałe](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-srodki-trwale.html) - [Szkolenia obligatoryjne dla biegłych rewidentów](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/otwarte/szkolenia-obligatoryjne-dla-bieglych-rewidentow.html) - [Szkolenia bilans](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-bilans.html) - [Kursy rachunkowe](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/kursy-ksiegowe.html) - [Cash flow](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/rachunek-przeplywow-pienieznych-cash-flow.html) - [Szkolenia finanse](https://www.szkolenia-bdo.pl/szkolenia-finansowe.html) - [Szkolenia controlling](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-controling.html) - [Finanse publiczne](https://www.szkolenia-bdo.pl/szkolenia-finanse-publiczne.html) - [Zamówienia publiczne](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/budzet-szkolenia-stacjonarne/zamowienia-publiczne.html#stacjonarne) - [KSEF w jednostkach publicznych](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/budzet-szkolenia-stacjonarne/ksf-w-jednostkach-publicznych.html) - [KPA i postepowanie egzekucyjne](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/budzet-szkolenia-stacjonarne/kpa-i-postepowanie-egzekucyjne-2.html) - [ESG](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-esg.html) - [Szkolenia baza danych odpadowych](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/ochrona-srodowiska/baza-danych-odpadowych.html) - [Ślad węglowy](https://www.szkolenia-bdo.pl/slad-weglowy-szkolenia-stacjonarne.html) - [Ochrona środowiska - sprawozdawczość i raportowanie](https://www.szkolenia-bdo.pl/ochrona-srodowiska-sprawozdawczosc-raportowanie.html#stacjonarne) - [Zarządzanie i rozwój osobisty](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/inne-otwarte/warsztaty-umiejetnosci-menadzerskich.html) - [Szkolenia Lean](https://www.szkolenia-bdo.pl/stacjonarne/inne-otwarte/lean-stacjonarne.html) - [Szkolenia dla sygnalistów](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-dla-sygnalistow) - [Prawo](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/prawo) - [Sztuczna inteligencja](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/ai-klucz-do-rozwoju#stacjonarne) - [Warsztaty HR](https://www.szkolenia-bdo.pl/warsztaty-hr) - [Prawo pracy](https://www.szkolenia-bdo.pl/zmiany-w-prawie-pracy#online) - [Czas pracy](https://www.szkolenia-bdo.pl/czas-pracy#online) - [Zatrudnianie cudzoziemców](https://www.szkolenia-bdo.pl/zatrudnianie-cudzoziemcow#online) - [ZFŚS, emerytury i renty](https://www.szkolenia-bdo.pl/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych#online) - [BHP](https://www.szkolenia-bdo.pl/bhp) - [Kardy i płace](https://www.szkolenia-bdo.pl/kadry-i-place#online) - [Kursy kadrowo-płacowe](https://www.szkolenia-bdo.pl/kursy-kadrowo-placowe#online) - [PIT](https://www.szkolenia-bdo.pl/szkolenia-pit#online) - [ZUS](https://www.szkolenia-bdo.pl/zus#online) - [Naliczanie wynagrodzeń](https://www.szkolenia-bdo.pl/naliczenia-wynagrodzen#online) - [Kursy księgowe](https://www.szkolenia-bdo.pl/kursy/kursy-rachunkowosc/kursy-ksiegowe.html) - [Rachunkowość od podstaw](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1019) - [Rachunkowość dla kandydatów na głównych księgowych](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1019) - [Analityk finansowy](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1017) - [Specjalista do spraw controllingu](https://www.szkolenia-bdo.pl/kursy/kursy-rachunkowosc/akademia-controllingu-dla-praktykow.html) - [Angielski dla księgowych](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1021) - [Niemiecki dla księgowyh](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1022) - [Specjalista ds podatków](https://www.szkolenia-bdo.pl/kursy/inne/specjalista-ds-podatkow.html) - [Kursy MSR/MSSF](https://www.szkolenia-bdo.pl/i/szkolenia-msr-mssf.html) - [Doradca podatkowy](https://www.szkolenia-bdo.pl/?Itemid=1026) - [Kurs finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej](https://www.szkolenia-bdo.pl)