Dlaczego nie każdy radzi sobie tak samo dobrze, czyli osobowość a praca zdalna

W poprzednich artykułach zaznaczaliśmy, że aby zaistniała możliwość wdrożenia się w tryb pracy zdalnej, musimy mieć świadomość wyzwań za tym idących. Menedżer i pracownik powinni wspólnie wypracować rozwiązania dla zupełnie nowych problemów. Ale dlaczego z osób sumiennych i zaangażowanych w pracę, w okolicznościach home office zmieniamy się w kogoś innego i łatwo gubimy w ilości zadań lub zmniejszamy produktywność?

Oskar Kazibudzki: Jeśli przez lata pracowałaś nad tym, żeby przekraczając próg domu nie pracować, a w tej chwili jesteś w domu i musisz pracować, to znajdujesz się w zupełnie nowej sytuacji, gdzie róg pokoju, w którym jest biurko to work, a reszta jest life i to jest bardzo kłopotliwe. O ile masz wyrobioną strategię wchodzenia w tryb pracownika, np. masz określone w domu miejsce do pracy, przed jej rozpoczęciem wykonujesz cykl powtarzalnych czynności, np. ubierasz się i malujesz, wysyłasz maila do szefa, a do tego jeszcze wiesz, w których określonych godzinach najlepiej pracujesz, wtedy siadasz do tej pracy i po prostu ją wykonujesz. A jeśli nigdy dotąd tego nie robiłaś i twój tryb życia domowego to słodkie lenistwo lub nadrabianie tysiąca rzeczy, to będzie ci bardzo ciężko w domu pracować. Dlatego właśnie możesz odpowiedzialnie zgłosić swojemu szefowi czy liderowi: szefie, mam taki problem i będzie mi z tym ciężko, dlatego czy możemy się umówić, że będę się zgłaszać codziennie o godzinie 8 i meldować w pracy, a w trakcie dnia co najmniej raz rozmawiać o aktualnych zadaniach. To jest też przesłanka dla mądrych szefów i team liderów – żeby zakomunikować zespołowi, że taka informacja zwrotna jest jak najbardziej OK i że dyscyplina i koncentracja na pracy mogą być ograniczone przez warunki otoczenia w przypadku home office. To też ważny element budowania autorytetu lidera.

Na co dzień korzystacie podczas Waszych warsztatów z wiedzy o osobowościach i różnicach w tendencjach ludzkich zachowań. Pracujecie z użyciem specjalistycznych testów i według metody persolog®. Do czego wiedza o różnicach w zachowaniu poszczególnych typów osobowości może się nam przydać w obecnych warunkach?

Oskar: Przede wszystkim do zrozumienia, że nie wszyscy możemy być tak samo skuteczni w zarządzaniu czasem i priorytetami w zmieniających się warunkach i okolicznościach. W pracy wykazujemy określone cechy osobowości, ale w domu może okazać się, że mamy zupełnie inne tendencje zachowania. Do tego jesteśmy otoczeni tzw. kotwicami pamięciowymi, które odnoszą się do naszego życia domowego i wywołują określone stany emocjonalne, zupełnie nieadekwatne do pracy zawodowej, np. ulubiona sofa, która służy do leniuchowania, a teraz siadam na niej z laptopem, albo po prostu obecność małżonka i dzieci, która automatycznie włącza nam tryb opieki lub chęci organizowania rodzinie zajęć. Te kotwice utrzymują nas w osobowości domowej, czyli roli, którą na terenie domu lub w środowisku rodzinnym pełnimy. Weźmy pod uwagę skrajny przypadek. W pracy mogę być typowym przedstawicielem tzw. osobowości dominującej - rozkazuję, dążę do celu, działam szybko i chcę natychmiastowego wyniku, dla mnie dwa tygodnie na realizację planu to mają być dwa dni [zobacz też: Zrozumieć szefa. 8 technik na lepszą komunikację z przełożonym]. Ale jak wracam do domu, to żeby odpocząć jestem wycofany, wyciszony, słucham innych, nie rozkazuję, czas płynie sobie jak płynie, a ja jestem wyluzowany. Tak mam na co dzień poza pracą. I teraz w sytuacji, gdy trafiam do domu i tu muszę pracować, to mogę się pogubić i nie być już tak samo sprawnym, jak w pracy. Jeżeli z kolei włączy mi się osobowość z pracy, to w środowisku domowym będzie mi ją ciężko zatrzymać i nieświadomie zacznę rządzić najbliższym otoczeniem i generować konflikty .

Anna Kazibudzka: Inny przykład - zamknięcie żłobków i szkół spowodowało, że rzesza pracowników pracując z domu musi też częściowo opiekować się dziećmi. Jeżeli taki pracownik wykazuje tendencję zachowań charakteryzującą tzw. osobowość stałą, czyli jest bardzo rodzinny, relacyjny, ciepły i słabo znosi zmiany, to jemu będzie szalenie trudno pogodzić pracę zawodową i wykonanie obowiązków służbowych, kiedy wokół chodzą dzieci, a do tego jeszcze warunki mieszkaniowe nie pozwalają na pracę w osobnym pokoju. Taki ktoś będzie miał problem z dotrzymaniem terminów, ukończeniem projektów i utrzymaniem koncentracji. Okoliczności i sprawy rodzinne będą dla niego w środowisku domowym priorytetowe, a odmawianie i stawianie granic skojarzy z konfliktem, którego za wszelką cenę będzie chciał uniknąć.

Osobowość tzw. inicjatywna może mieć pokusę, aby jedną ręką układać klocki z dzieckiem, a drugą pisać na klawiaturze. Przy czym obie te czynności wykona z różnym skutkiem, bo podzielność uwagi może okazać się bardzo złudna.

W czterostopniowym podziale osobowości zgodnie z typologią D-I-S-K, mamy jeszcze osobowość krytyczną, która jest analizująca, szczegółowa, trzymająca się procedur oraz skrupulatna, która w warunkach pracy zdalnej może się kompletnie pogubić i zamknąć w sobie, przez co ani nie wykona w pełni obowiązków zawodowych, ani nie zadba w tych warunkach o siebie, czy zajmie się rodziną.

W takim razie jak ocenić, co w obecnych okolicznościach stanowi dla nas wyzwanie, a co nam sprzyja?

Oskar: Jest kilka filtrów, których możemy użyć, żeby spojrzeć na siebie samych, zidentyfikować nasze wyzwania, a potem zastosować adekwatne techniki i z tymi wyzwaniami sobie poradzić. Po pierwsze, możemy podzielić ludzi na tych, którzy są i działają w tu i teraz oraz tych, którzy planują i działają z wyprzedzeniem. Ci, którzy planują do przodu, będą inaczej ustalać priorytety i zarządzać czasem, bo będą dążyć do tego, żeby mieć swoje cele zawsze w odległości. Tutaj mamy głownie osobowości introwertyczne, czyli według typologii D-I-S-K, osobowości stałe i krytyczne. Dla nich wyzwaniem będzie działanie tu i teraz i reagowanie na szybkie zmiany lub pilne potrzeby. Z kolei ekstrawertycy to osoby, które chcą być i działać tu i teraz oraz osiągać natychmiastowe rezultaty, widzieć lub odczuwać wynik swych decyzji jak najszybciej się da. W typologii  D-I-S-K znajdują się tu typy inicjatywny i dominujący. Te osoby mogą mieć problem z myśleniem perspektywicznym, planowaniem i systematycznym realizowaniem zadań i czynności, które w obecnych okolicznościach mogą przynieść rezultaty, ale dopiero po powrocie i wdrożeniu się w normalny tryb pracy.

Anna: Jest też kolejny aspekt, szczególnie mi bliski, tzn. określenie, czy jestem kinestetykiem, czy raczej słuchowcem, czy wzrokowcem. Ja jestem np. dużo bardziej kinestetykiem niż Oskar i niestety o wiele łatwiej się rozpraszam. Trudniej mi usiedzieć w miejscu przez dłuższy czas. I to też jest wyzwanie w przypadku pracy typu home office. Na takie jak ja osoby w środowisku domowym działa mnóstwo bodźców, które w biurze w ogóle by nie wystąpiły. Na przykład pranie, które wyschło i koniecznie trzeba je złożyć. W biurze taka osoba poradzi sobie z potrzebą ruchu i zmienności bodźców w taki sposób, że na przykład wyjdzie do kuchni i przy kawie porozmawia o projektach z kolegami z zespołu, albo podczas rozmowy telefonicznej przemierzy korytarz biurowy w tę i z powrotem kilkadziesiąt razy – wszyscy znamy takie osoby! – albo zacznie załatwiać szybkie sprawy w innych działach osobiście, zamiast telefonicznie lub mailowo. Czyli  zrealizuje potrzebę ruchu, czy kontaktów z innymi, ale robiąc rzeczy związane z pracą. W domu nie będzie mieć możliwości połączenia tych dwóch rzeczy, więc zrealizuje je np. rozmową z partnerem, sprzątaniem lub zajęciem się przysłowiową bzdurą, gdy tak naprawdę czas pracy upływa.

Oskar: Inny, bardzo ważny element do wzięcia pod uwagę, to nasza energia do działania. Jesteśmy bardziej lub mniej produktywni w określonych momentach dnia. Ja na przykład wiem, że najwięcej rzeczy mogę zrobić między godziną 10 a 13, a potem mam kryzys energetyczny. I ten kryzys trwa mniej więcej do 15. Wiedząc to, na ten czas właśnie planuję wszelkie czynności niewymagające kreatywności, czyli odtwórcze, automatyczne. Kolejną fazę, kiedy mogę coś wymyśleć i wyprodukować,  mam między 17 a 19.  I ja, dzięki samoobserwacji i świadomości, już to wiem i wypracowałem sobie odpowiednie strategie działania. Są osoby, które działają zupełnie inaczej i które są najbardziej produktywne między godziną 12 a 16, a rano np. w ogóle nie są w stanie się skupić, czy funkcjonować w trybie zadań i celów do osiągnięcia. Tym bardziej teraz, w trybie home office, każdy z nas ma możliwość tę wiedzę w końcu wykorzystać i dopasować godziny swojej pracy do faktycznej aktywności intelektualnej i zdolności koncentracji [o tym, jak zorganizować swój warsztat pracy i komunikację z domownikami w artykule: Koncentracja i planowanie w warunkach pracy zdalnej].

Anna: I jeszcze jedna ważna zmienna – nasza reakcja na stres. Różne typy osobowości będą różnie reagować na silny stres związany z nakręcaną przez media spiralą strachu i narastającym przez to poczuciem zagrożenia. Typy stałe mogą myśleć w ten sposób: moi najbliżsi są w niebezpieczeństwie, zagrożenie dotarło już do moich drzwi.

Oskar: Taki typ osobowości musi mieć dużo poczucia bezpieczeństwa, żeby pracować najefektywniej. Wystarczy, że wystąpi temperatura u dziecka i automatycznie efektywność pracy takiej osoby spada praktycznie do zera. Każda z osobowości ma inną strategię reagowania na stres, ale też zarządzania tym stresem.

W ofercie macie wiele szkoleń na bazie profili osobowości i tendencji zachowań persolog®, które realizujecie na zamówienie klientów BDO Academy. Oprócz otwartych szkoleń w ramach Akademii Kobiet Aktywnych Zawodowo, w jakich tematach realizujecie szkolenia i warsztaty?

Podstawowym warsztatem, od którego zaczynamy to „Efektywność osobista”, czyli szkolenie, podczas którego uczestnicy wykonują test osobowości, dowiadują się, jakimi atutami dysponują, a jakie słabości mogą utrudniać im realizację zadań. Uczą się, jak rozpoznawać inne osobowości z otoczenia i jak się z nimi skutecznie komunikować. Kolejne tematy uzależnione są już od konkretnych potrzeb. Może to być „Zarządzanie sobą w czasie”, „Budowanie i zarządzanie zespołem”, „Radzenie sobie ze stresem”, „Negocjacje i mediacje”, „Sprzedaż i obsługa klienta”,itd. Ktoś może powiedzieć, że są to najbardziej popularne zagadnienia. I zgodzę się z tym. Ale to, co wyróżnia nasze warsztaty, to indywidualna strategia, którą uczestnik szkolenia sobie wypracowuje w oparciu o własną tendencję zachowań. To ważne, ponieważ na wielu szkoleniach uczy się konkretnych technik, tymczasem sprawdzą się one tylko u niektórych osób. Moglibyśmy to porównać do 2 osób, z których jedna ubiera się w ciuchy aktualnie modne (nie ważne, jak w nich wygląda), a druga wybiera fasony i kolory podkreślające jej figurę i urodę. Która będzie lepiej się prezentować? Każdy chyba wie.

I jeszcze ważna uwaga. Wymienione tematy to obszary, w których się poruszamy, ale szczegóły pojedynczego szkolenia zawsze dopasowujemy do bieżących potrzeb klienta. Jeśli np. prowadzimy szkolenia dedykowane kobietom i rozwijające ich potencjał i samoświadomość w sferze zawodowej, to skupiamy się na aspektach związanych z kobietami, a nie z pracownikami jako ogółem, ponieważ specyfika zagadnień jest odmienna.

Staramy się zawsze podkreślać, że kluczem do sukcesu jest dopasowanie rozwiązania do problemu, a nie przedstawiania wszystkich możliwości, z których klient ma sobie coś wybrać.

Anna Kazibudzka - trener certyfikowany w zakresie wykorzystania profili osobowości i tendencji zachowań. Swoją karierę zawodową rozpoczęła od korporacji, którą porzuciła na rzecz własnej firmy i pracy w zarządzie spółki. Od 2010 roku profesjonalnie zajmuje się rozwojem osobistym. Kładzie szczególny nacisk na pomoc klientom w poszerzaniu umiejętności komunikacyjnych, budowaniu relacji w zespołach, skutecznym zarządzaniu kadrą oraz budowaniu relacji z ich klientami zarówno w kontakcie osobistym, jak i poprzez call-center.

Oskar Kazibudzki - trener, coach i konsultant. Wiceprzewodniczący Rady Polskiej Izby Firm Szkoleniowych. Na salach szkoleniowych spędził blisko 8000 godzin ucząc innych. Pracował zarówno z przedsiębiorcami, urzędnikami, sportowcami, nauczycielami jak i ekspertami. Jako coach pomaga ludziom w osiąganiu ich celów i pokonywaniu przeszkód, a jako konsultant doradza w przedsiębiorstwach, jak usprawnić pracę i strategię działania. Od 2000 roku prowadzi różne projekty biznesowe. Stawia na ciągły rozwój osobisty, poprawę komunikacji i hart ducha. Fascynuje się ludźmi, ich motywami, sposobem myślenia i wpływem zachowań na otaczający świat.