Tworzenie i wydatkowanie środków z ZFŚS w 2026 roku wymaga precyzyjnego balansu między realizacją celów socjalnych a rygorami ochrony danych osobowych. Szkolenie w sposób kompleksowy przeprowadzi uczestników przez proces planowania odpisów, tworzenia regulaminów oraz weryfikacji sytuacji socjalnej uprawnionych. Szczególny nacisk kładziemy na najnowsze zmiany prawne obowiązujące od 2026 r. oraz najczęstsze błędy punktowane przez organy kontrolne. Dowiesz się, jak zgodnie z prawem prosić o dokumenty finansowe pracowników i jak długo je przechowywać, by nie narazić firmy na wysokie kary w wyniku kontroli UODO.
W praktyczny sposób na licznych przypadkach popartych orzecznictwem Sądu Najwyższego zapoznamy uczestników z zasadami rozdysponowywania poszczególnych świadczeń z ZFŚS aby uniknąć kosztownych dla pracodawcy konsekwencji kontroli PIP, ZUS a także KAS.
**Dla kogo?**
- Specjaliści ds. HR, kadr i płac zarządzający funduszem na co dzień.
- Członkowie komisji socjalnych oraz przedstawiciele związków zawodowych.
- Główni księgowi i skarbnicy w jednostkach budżetowych i firmach prywatnych.
- Dyrektorzy instytucji samorządowych i rządowych, placówek oświatowych i instytucji kultury.
**Czego się nauczysz:**
- Prawidłowego naliczania odpisów podstawowych i fakultatywnych zgodnie z normami na 2026 r.
- Konstruowania bezpiecznych zapisów w regulaminie ZFŚS, które chronią pracodawcę przed roszczeniami.
- Legalnego zbierania i archiwizowania danych osobowych pracowników oraz ich rodzin.
- Rozróżniania świadczeń wymagających badania kryterium socjalnego od tych, które go nie wymagają.
- Przygotowania dokumentacji na wypadek kontroli ZUS, PIP, KAZ oraz UODO.
- Unikania najczęstszych błędów, które skutkują koniecznością zwrotu składek do ZUS lub naliczania zobowiązań podatkowych na ogólnych zasadach.
- Interpretacji najnowszego orzecznictwa Sądu Najwyższego w zakresie "uznaniowości" świadczeń.
- Optymalizacji wydatków socjalnych przy wykorzystaniu nowoczesnych systemów kafeteryjnych.
#### Program:
**I. Zasady prowadzenia ZFŚS w 2026 roku – wymogi i finanse:**
1. Nowe zasady tworzenia funduszu i odpisów:
- kto musi, a kto może utworzyć fundusz (specyfika instytucji kultury i oświaty),
- algorytm naliczania odpisów w 2026 r. oraz swoboda ustalania ich wysokości.
- sposoby naliczania i weryfikowania na końcu roku kalendarzowego dokonanych wpłat na konto ZFŚS
2. Procedura rezygnacji i zmiany wysokości odpisu:- zapisy wewnątrz zakładowe umożliwiające odstąpienie od ZFŚS,
- wpływ prawa podatkowego na wydatki socjalne.
**II. Zarządzanie świadczeniami i krąg uprawnionych:**
1. Kto może korzystać z funduszu?
- sytuacja osób na urlopach (macierzyńskie, wychowawcze, bezpłatne),
- udostępnianie środków osobom spoza zakładu pracy,
- sytuacja prawna emerytów i rencistów.
2. Praktyczne aspekty działalności socjalnej:
- systemy kafeteryjne, karty multisport i zapomogi – zasady przyznawania,
- wczasy pod gruszą i pożyczki mieszkaniowe w świetle aktualnych wyroków SN,
- problem imprez integracyjnych w kontekście ZFŚS,
- Karty multisport, system kafeteryjny, karty przedpłacone, a aktualne poglądy doktryny i KAS na te formy działalności socjalnej w ramach ZFŚS.
- czy programy rządowe (np. 800+) wpływają na badanie progu dochodowego?
**III. ZFŚS pod lupą RODO – bezpieczne przetwarzanie danych:**
1. Dokumentacja i retencja danych:
- jakie dane członków rodzin można przetwarzać i w jaki sposób,
- okresy przechowywania dokumentów w kontekście roszczeń i kontroli ZUS i KAS.
2. Weryfikacja sytuacji socjalnej a prywatność:
- granice badania stanu majątkowego (rozdzielność majątkowa, wyciągi z kont),
- rola i uprawnienia Komisji Socjalnej w dostępie do danych wrażliwych.
**IV. Narzędzia kontrolne i odpowiedzialność prawna:**
1.Regulamin jako "konstytucja" funduszu:
- jak stworzyć i skutecznie zmienić regulamin oraz preliminarz wydatków,
- współdziałanie ze związkami zawodowymi.
2. Ryzyka i sankcje:
- najczęstsze nieprawidłowości wykrywane przez PIP, ZUS i organy skarbowe,
- zasady odpowiedzialności karno-wykroczeniowa osób zarządzających funduszem.
**V. Pytania i odpowiedzi uczestników szkolenia.**
**Artur Samek**
radca prawny, nadinspektor pracy kierujący działem prawnym w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Krakowie, wykładowca akademicki z prawa pracy, autor wielu publikacji z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Doświadczony trener szkoleń z zakresu prawa pracy, ochrony danych osobowych, działania agencji zatrudnienia w tym agencji pracy tymczasowych, Pracowniczych Planów Kapitałowych. Prowadził konferencje i seminaria naukowe z zakresie prawa pracy, ochrony danych osobowych, działalności agencji zatrudnienia.
**Szkolenia z naszej oferty mogą zostać objęte dofinansowaniem ze środków publicznych**, w szczególności z **Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)** oraz programów realizowanych przez **Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)**.
Dzięki temu uczestnicy oraz organizacje mają możliwość znaczącego obniżenia kosztów udziału w szkoleniach, a w niektórych przypadkach uzyskania nawet do 100% dofinansowania.
**Możliwości dofinansowania:**✅ **BUR – Baza Usług Rozwojowych:**
Szczegóły: BUR[ **– dofinansowanie**](https://serwis-uslugirozwojowe.parp.gov.pl/component/site/site/dofinanzowania-bur/) / **BUR -** [**oferta szkoleń BDO ACADEMY**](https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/wyszukiwarka/uslugi/szukaj?dostawcyUslug%5B%5D=8353&mozliwoscDofinansowania=0)
Aby skorzystać – należy skontaktować się z operatorem w swoim województwie i zgłosić się poprzez platformę BUR.✅ **KFS – Krajowy Fundusz Szkoleniowy:**
Więcej informacji: [**KFS – dofinansowanie**](https://psz.praca.gov.pl/dla-pracodawcow-i-przedsiebiorcow/podnoszenie-kompetencji-i-kwalifikacji-pracownikow-i-kandydatow-do-pracy/krajowy-fundusz-szkoleniowy)
**Kontakt:** [](mailto:szkolenia@bdo.pl)