I.Wprowadzenie do KSeF:
- Cel wprowadzenia systemu i korzyści i ryzyka dla podatników.
- Harmonogram - ważne daty:
i.1 listopada 2025 r. – uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień,
ii.15 listopada 2025 r. – uruchomienie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.,
iii.1 stycznia 2026 r. – uruchomienie modułu zgłoszeń faktur z załącznikiem,
iv.1 lutego 2026 r. – obowiązek odbierania FV w KSeF,
v.1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania FV w KSeF przez większość podatników,
vi.1 sierpnia 2026 r. – obowiązek wpisywania numerów KSeF do JPK,
vii.1 stycznia 2027 r. – możliwość nakładania kar na podatników, brak możliwości wystawiania FV z kas rejestrujących, obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach.
II.Zakres obowiązkowego KSeF:
- Jakie są terminy od kiedy trzeba rozpocząć wystawianie faktur w KSeF? Kto ma obowiązek wystawiania FV w KSeF od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.?
- Jakie są grupy wyłączenia z KSeF:
i.ze względu na status stron (np. podmioty nie mające w Polsce siedziby),
ii.ze względu na rodzaj transakcji (np. procedura OSS nieunijna),
iii.wskazane w rozporządzeniu MF (np. przejazdy autostradą, bilety kolejowe),
iv.wynikające z przepisów przejściowych (np. faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł).
- Czy brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF oznacza, że nie muszę ich również odbierać w KSeF?
III.Faktura ustrukturyzowana:
- Jakie dokumenty trafią do KSeF, a jakie pozostaną poza systemem.
- Czym się różni faktura ustrukturyzowana od faktury papierowej i elektronicznej.
- Struktura FA(3) – obowiązkowe elementy.
- Rodzaje faktur ustrukturyzowanych: sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe, rozliczające.
- Wyjątki dla przekazywania FV w KSeF: faktury konsumenckie, zagraniczne, z kas rejestrujących.
- Jak sprawdzić prawidłowość konwersji i mapowania danych faktury ze schemą FA(3).
IV.Obsługa KSeF – pierwsze kroki:
- Jak uzyskać specjalne upoważnienie, aby wystawiać faktury w KSeF - pierwsze logowanie.
- W jaki sposób nadać dostęp do KSeF w ramach swoich uprawnień lub nadać dalsze uprawnienia.
- Jak upoważnić biuro rachunkowe/pracownika do dostępu i/lub wystawiania faktur w KSeF w naszym imieniu - nadawanie uprawnień w Aplikacji Podatnika / składanie ZAW-FA.
- Jak nadać uprawnienia w KSeF osobie fizycznej nie mającej numeru NIP ani PESEL (np. zagranicznemu członkowi zarządu).
V.Integracja KSeF z systemem finansowo-księgowym:
- Jak połączyć swój system finansowo-księgowy z Aplikacją Podatnika i KSeF.
- Od kiedy i jak podatnicy mogą występować o Tokeny i certyfikaty KSeF.
- Czy się różni TOKEN od certyfikatu KSeF – co do daty ważności i uprawnień.
- Dlaczego uzyskanie certyfikatu KSeF jest niezbędne dla korzystania z trybu offline.
VI.Wystawianie faktur w KSeF – w różnych trybach:
- Czym się różni tryb online, od trybu offline.
- Czym się różni wysyłka interaktywna od wsadowej oraz dlaczego warto mieć w programie finansowo-księgowym zarówno jedną jak i drugą.
- Moment wystawiania i odbierania faktur w trybach online i offline, tj.
i.czy datą wystawienia FV w trybie offline jest data wskazana przez Podatnika czy moment wysyłki do KSeF,
ii.czy datą odbioru FV w trybie offline jest moment odebrania FV w KSeF czy wcześniejsze odebranie jest poza KSeF.
iii.czym się różni data wystawienia (pole P1) od daty i czasu wytworzenia FV.
- Czym różnią się poszczególne tryby offline, tj.
i.tryb offline24,
ii.tryb offline – niedostępność KSeF,
iii.tryb awaryjny,
iv.awaria całkowita.
- Kto nie będzie mógł od razu skorzystać z trybu offline.
- Czy można przekazywać faktury wystawione w trybie offline poza KSeF kontrahentom krajowym.
- Jak KSeF wpłynie na przeliczanie walut obcych na fakturach.
VII.Numer KSeF
- Numer KSeF – czym jest do czego będzie potrzebny.
- Kiedy numer KSeF nie będzie zawierał numeru NIP sprzedawcy.
- Od kiedy trzeba podawać numery KSeF w plikach JPK – czy w zakresie sprzedaży czy również w zakresie zakupu.
- Kiedy ma obowiązywać płatności z numerem KSeF/zbiorczym identyfikatorem pomiędzy podatnikami VAT.
- Jak ma wygląda płatność ze wskazywaniem numeru KSeF za pojedynczą fakturę, a jak za kilka faktur w mechanizmie podzielonej płatności. Czemu służy zbiorczy identyfikator płatności.
- Czy faktury opłacone bez podania numer KSeF/zbiorczego identyfikatora będą kosztem uzyskania przychodów?
VIII.Faktury korygujące:
- Jakie dodatkowe elementy będzie musiała zawierać faktura korygująca.
- Na czym polega oznaczanie TypKorekty i jej skutki dla ewidencji JPK_VAT tj. w dacie ujęcia faktury pierwotnej, w dacie wystawienia faktury korygującej oraz w innej dacie.
- Kiedy wystawca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku należnego, a kiedy nabywca będzie zobowiązany do korekty in minus podatku naliczonego.
- Czemu nie będziemy mogli wystawić faktury korygującej (ani w trybie online, ani w trybie offline), gdy towar zaraz będzie zwrócony, a pierwotnej FV nie został jeszcze nadany numer KSeF.
IX.Faktury rozliczające:
- Jakie dodatkowe elementy muszą zawierać faktury zaliczkowe i rozliczające.
- Czy można w KSeF wystawić „zerową” fakturę rozliczającą.
X.Faktury konsumenckie:
- Czym się będą różnić faktury dla konsumenta wystawione w trybie online, offline oaz poza KSeF.
- Jakie dane konsument potrzebuje, aby uzyskać dostęp anonimowy do faktury w KSeF.
- Czy trzeba będzie konsumentowi wystawiać duplikaty faktur.
XI.Faktury JST:
- Jak wskazać nabywcę, a jak odbiorę, na fakturze ustrukturyzowanej.
- Kiedy trzeba podawać SUB-NIP (IDWew).
- Czym jest SUB-NIP (IDWew), jak wygląda, kto może go uzyskać i kiedy i gdzie trzeba go podawać.
- Jak nadać uprawnienia pracownikom do wglądu do faktur dla nabywcy oraz dla odbiorcy.
XII.Faktury zagraniczne:
- Kiedy można, a kiedy trzeba, udostępniać faktury wystawione w KSeF poza KSeF oraz jak to zrobić.
XIII.Faktury pracownicze:
- Jak zidentyfikować faktury zakupowe dokonane przez własnych pracowników.
- Czy faktury za zakupy pracownicze trafią tylko do KSeF czy jednak pracownik otrzyma wizualizację FV poza KSeF.
XIV.Pozostałe faktury:
- Czy faktury VAT RR oraz z kas fiskalnych trafią do KSeF.
XV.Kody QR:
- Kiedy trzeba opatrywać faktury kodem QR.
- Kiedy będzie jeden, a kiedy dwa kody QR, na fakturze.
- Jakie informacje zawierają kody QR.
- Czy kod QR wystarczy, aby uzyskać pełne dane o fakturze (w trybie anonimowym).
- Jak przekazać kod QR, gdy przekazujemy fakturę w formacie XML.
- Czy się będzie różnić kod QR w przypadku udostępniania faktur ustrukturyzowanych kontrahentowi zagranicznemu od kontrahentowi krajowemu w okresie awarii.
XVI.Samoidentyfikacja podatników zwolnionych z VAT:
- Dlaczego podatnicy zwolnieni z VAT mają dokonać „samoidentyfikacji” na potrzeby KSeF.
- Czy faktury wystawione poza KSeF bez numer NIP będą kosztem uzyskania przychodu dla podatnika zwolnionego z VAT.
XVII.Faktury z załącznikiem:
- Kto może dołączać załączniki do faktur w KSeF.
- Jakie dane można uwzględnić w załącznikach do fakur.
- Jakie dokumenty trzeba będzie przekazywać poza KSeF.
- Od kiedy można składać zgłoszenia prze e-US o udostępnienie modułu dot. załączników w KSeF.
XVIII.Kary KSeF:
- Za jakie uchybienia grożą sankcje i od kiedy będą stosowane.
XIX.Dodatkowe rozporządzenia, które zostaną zmienione przez KSeF, tj.:
- w sprawie korzystania z KSeF,
- w sprawie wyłączeń z KSeF,
- w sprawie wystawiania faktur,
- w sprawie JPK (m.in. konieczność podawania numer KSEF),
- w sprawie PKPiR oraz JPK_CIT (m.in. konieczność podawania numer KSEF).
XX.Pozostałe kwestie:
- Kiedy dobrowolny KSeF 1.0 zostanie zamknięty? Co z fakturami wystawionymi w okresie dowolności?
- Kiedy trzeba przechowywać faktury wystawione w KSeF poza KSeF-em i jak długo?
- Jakie funkcje ma aplikacja mobilna KSeF?
