Skip to main content

Wymogi przechowywania faktur

Wyblakłe faktury mogą narazić firmę na utratę prawa odliczenia podatku VAT.

 

Z art.112 a ustawy o VAT wynika, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane od kontrahentów faktury w podziale za okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 

Przepisy wskazują, że firmy, które posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce mają obowiązek przechowywać faktury na terenie Polski. Od tej zasady istnieje wyjątek, bowiem faktury mogą być przechowywane za granicą, jeżeli mają formę elektroniczną a firma umożliwi organom skarbowym dostęp online do tych faktur. Ponadto podatnicy powinni zapewnić na żądanie organu skarbowego dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

 

Na podstawie art.106 m ustawy o VAT obowiązkiem podatnika jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć dostateczną pewność co do tożsamości wystawcy i odbiorcy faktury. Natomiast  integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

 

Poziom pewności faktury i jej pochodzenie można zweryfikować za pomocą kontroli biznesowej, która polega na zapewnieniu pewnej „ ścieżki kontrolnej” w celu sprawdzenia powiązania faktury z dostawą towaru lub usługi. Wiarygodna „ścieżka” powinna umożliwić czy dostawa towarów lub wykonanie usługi faktycznie miały miejsce.

 

Aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia podatku VAT powinien prawidłowo przechowywać faktury, dokumenty te powinny być czytelne i wiarygodne. Faktury należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez pięć lat.

 

Pismo z dnia 6 listopada 2020 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP4-3.4012.399.2020.2.MP- „ regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę.”

 

Lidia Rubińska Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

 

Polecamy najbliższe szkolenia online

 

TYTUŁ I MIEJSCE SZKOLENIA TERMIN I CENA
Podatki 2024/2025 - VAT, CIT- aktualne problemy i planowane zmiany.

Stacjonarne      Wzgórza Dylewskie - Wysoka Wieś
  29.07.2024 -         31.07.2024

  3890.00 + VAT
Przygotowanie do wdrożenia faktury ustrukturyzowanej w JSFP. Najważniejsze regulacje i etapy wdrożenia – zagadnienia podatkowe i techniczne. Podczas szkolenia bazujemy na najnowszym stanie prawnym w tym aktualnym brzmieniu projektów rozporządzeń.

Stacjonarne      Warszawa
  20.09.2024 -         20.09.2024

  720.00 + VAT
Warsztaty z fakturowania – szkolenie nie tylko dla księgowych.

Stacjonarne      Gdańsk
  24.09.2024 -         25.09.2024

  1520.00 + VAT
Podatki VAT i CIT 2024/2025. Przegląd wybranych zagadnień.

Stacjonarne      Białka Tatrzańska
  30.09.2024 -         02.09.2024

  3490.00 + VAT
XVI Forum Rachunkowości i Podatków.

Stacjonarne      Warszawa
  29.10.2024 -         30.10.2024

  2290.00 + VAT

wyszukiwanie po:

Newsletter BDO

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o najnowszych artykułach, aktualnościach i szkoleniach?