Podróż służbowa – rozliczanie delegacji i innych wyjazdów służbowych (stan prawny na rok 2026 – z uwzględnieniem rewolucji w kilometrówce i systemie KSeF)
Termin: 23.03.2026 - 23.03.2026
Cena: 590.00 +VAT
Miejsce: Transmisja ONLINE
Cel szkolenia
Szkolenie ma na celu kompleksowe przygotowanie uczestników do bezpiecznego i zgodnego z przepisami rozliczania podróży służbowych w 2026 roku, z uwzględnieniem regulacji Kodeks pracy, przepisów podatkowych (PIT, CIT, VAT), ubezpieczeń społecznych oraz obowiązkowego systemu Krajowy System e-Faktur.
Uczestnicy szkolenia:- prawidłowo odróżnią podróż służbową od oddelegowania i mobilności pracowniczej,
- nauczą się bezpiecznie kwalifikować podatkowo diety, noclegi, przejazdy i inne świadczenia,
- zminimalizują ryzyka w zakresie PIT, CIT, VAT oraz ZUS,
- poznają zasady rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych,
- przygotują organizację na planowane zmiany w 2026 r. (m.in. projekt nowej „kilometrówki”),
- usprawnią proces rozliczeń poprzez wykorzystanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Szkolenie łączy aktualne orzecznictwo i praktykę organów podatkowych z konkretnymi rozwiązaniami organizacyjnymi, umożliwiając wdrożenie bezpiecznych i efektywnych procedur delegacyjnych w firmie.
Program
1. Prawne regulacje podróży służbowych:
- Systematyka przepisów prawa powszechnie obowiązującego – Kodeks pracy oraz rozporządzenia wykonawcze,
- Autonomia regulacji wewnątrzzakładowych – układy zbiorowe, regulaminy wynagradzania oraz specyfika zapisów w umowach o pracę,
- Interakcja przepisów prawa pracy z prawem podatkowym – unikanie ryzyk u źródła.
2. Pojęcie podróży służbowej – ujęcie normatywne:
- Definicja podróży służbowej na gruncie prawa pracy (analiza relacji: siedziba pracodawcy – miejsce pracy – miejsce faktycznego wykonywania zadań),
- Podróż służbowa w ujęciu podatkowym: wyjazdy pozaustawowe, jazda zamiejscowa vs lokalna, incydentalne wyjście służbowe.
3. Podróż służbowa a oddelegowanie:
- Długotrwałe podróże służbowe a zmiana miejsca świadczenia pracy – aspekty praktyczne i granice czasowe.
4. Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej:
- Determinanty miejsca rozpoczęcia i zakończenia krajowej podróży służbowej,
- Specyfika wyznaczania granic podróży zagranicznej.
5. Czas trwania oraz przerwy w podróży służbowej:
- Wpływ przerw (prywatnych i losowych) na uprawnienia do świadczeń delegacyjnych.
6. Świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej:
a) Krajowe podróże służbowe i ich kwalifikacja podatkowa:
- Relacja czasu pracy do czasu podróży służbowej w świetle aktualnego orzecznictwa,
- Przychód pracownika: diety, koszty przejazdu, dojazdy, noclegi oraz inne wydatki uzasadnione,
- Kwalifikacja podatkowa rozliczeń: pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł, członkowie organów spółek oraz przedsiębiorcy,
- Pojazd mechaniczny w podróży: eksploatacja samochodów prywatnych (jazdy lokalne i zamiejscowe),
- [PROJEKT] Nowa „kilometrówka” 2026: zróżnicowanie stawek dla pojazdów spalinowych i elektrycznych,
- Delegowanie z wykorzystaniem floty służbowej,
- Dokumentacja krajowa: wdrożenie KSeF – faktury ustrukturyzowane jako podstawa rozliczeń kosztów delegacji.
•b) Należności przy zagranicznych podróżach służbowych i ich status podatkowy:
- Wyznaczanie państwa docelowego oraz etapy podróży (odcinek krajowy vs zagraniczny),
- Rozliczanie kosztów: czas pracy, diety, noclegi, wyżywienie oraz wydatki incydentalne,
- Należności a różnice kursowe: zasady wyceny kosztów w walucie obcej i kursy właściwe dla rozliczeń,
- Podróże osób niebędących pracownikami (B2B, kontrakty menedżerskie, prokurenci),
- Delegacje zagraniczne w działalności gospodarczej,
- Dokumentacja zagraniczna: wymogi formalne a obieg dokumentów elektronicznych.
7. Rozliczanie podróży służbowych – aspekty techniczne:
- Zaliczki na poczet kosztów podróży – obowiązek i forma,
- Terminy i tryb rozliczania wydatków poniesionych przez pracownika,
- Procedura rozliczenia w przypadku braku udokumentowania wydatków,
- Automatyzacja rozliczeń w oparciu o dane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
8. Zagadnienia szczegółowe: „Trudne przypadki”:
- Mobilność zawodowa: przedstawiciele handlowi i serwisanci,
- Oddelegowanie jako usługa transgraniczna – zasady ustalania przychodu,
- Dieta tranzytowa i podróże wielopaństwowe,
- Usprawiedliwiona nieobecność w trakcie delegacji,
- Zjawisko „diety ujemnej” – analiza przypadków,
- Wyjazdy szkoleniowe pracowników i osób trzecich,
- Bleisure – łączenie podróży służbowej z urlopem,
- Śniadanie w cenie usługi noclegowej a limity diet,
- [PROJEKT] Zwrot kosztów ładowania pojazdów elektrycznych (EV) oraz opłat infrastrukturalnych w pojazdach prywatnych.
9. Zagadnienia pochodne i optymalizacja:
- Użytkowanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy (ryczałty, ewidencje, zwolnienia),
- Użytkowanie aut służbowych do celów prywatnych – ustalanie przychodu ryczałtowego,
- Wynajem aut za granicą (Rent a car) a obowiązki w zakresie podatku u źródła (WHT).
10. Rozliczenia podróży niepracowniczych:
- Specyfika umów cywilnoprawnych oraz organów zarządzających i nadzorczych.
11. Podróże służbowe kierowców – stan na 2026 r.:
- Analiza skutków likwidacji podróży służbowych w transporcie międzynarodowym,
- Diety w przewozach krajowych,
- Zasady ustalania podstawy oskładkowania i opodatkowania „wirtualnych diet”.
12. Świadczenia delegacyjne w ubezpieczeniach społecznych:
- Wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS dla pracowników i zleceniobiorców.
13. Przegląd aktualnego orzecznictwa i praktyki organów skarbowych:
- Analiza najnowszych interpretacji KIS i wyroków sądów administracyjnych.
14. Podsumowanie i panel dyskusyjny.
Prowadzący
Paweł Dymlang
Paweł Dymlang - doradca podatkowy (nr 10987), prawnik, wykładowca i trener, autor licznych publikacji książkowych i prasowych o tematyce podatkowej (wyd. Beck, Wolters Kluwer, Infor). Powoływany jako ekspert w dziedzinie podatków w wystąpieniach telewizyjnych i radiowych. Kilkunastoletnie doświadczenie w doradztwie podatkowym zdobył jako pracownik organów podatkowych, spółki doradztwa podatkowego oraz instytucji finansowych. Z tematyki podatkowej przeprowadził przeszło 2000 szkoleń otwartych oraz zamkniętych dla biznesu oraz administracji publicznej. Od lat prowadzi własną kancelarię prawną i zajmuje się obsługą przedsiębiorców polskich i zagranicznych.
Informacje dodatkowe
590 zł+ 23% VAT* - koszt udziału w transmisji on-line jednej osoby
*Cena bez VAT dla opłacających szkolenie w co najmniej 70% ze środków publicznychUczestników, których dot. zwolnienie z VAT prosimy o zaznaczenie właściwego punktu w oświadczeniu na formularzu.
Cena szkolenia obejmuje:
- udział w szkoleniu online w czasie rzeczywistym dla 1 osoby,
- dostęp do platformy ClickMeeting na czas trwania szkolenia,
- autorskie materiały szkoleniowe wykładowcy w formie elektronicznej (prezentacja multimedialna PDF),
- możliwość zadawania pytań prowadzącemu w trakcie zajęć,
- imienny certyfikat ukończenia szkolenia w wersji elektronicznej,
- wsparcie techniczne (kontakt telefoniczny lub czat przed szkoleniem oraz w trakcie jego trwania).
Warunki uczestnictwa:
- szkolenie realizowane jest w formule online, w czasie rzeczywistym,
- zgłaszamy się do udziału w zajęciach, wypełniając formularz zgłoszeniowy
- na ok. 3–5 dni przed rozpoczęciem zajęć uczestnicy otrzymują drogą mailową potwierdzenie realizacji szkolenia oraz indywidualny link do szkolenia,
- materiały szkoleniowe przesyłane są uczestnikom mailowo przed rozpoczęciem zajęć,
- logowanie odbywa się zgodnie z harmonogramem szkolenia, w dniach i godzinach wskazanych w przesłanej informacji.
Prosimy o dokonanie płatności przed szkoleniem po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia oraz faktury pro-forma, podając w tytule numer faktury pro-forma
*Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu szkolenia lub jego odwołania oraz zmiany wykładowcy z przyczyn od niego niezależnych.Warunki rezygnacji:Rezygnację przyjmujemy najpóźniej na 7 dni przed szkoleniem w formie pisemnej. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów w 100%. Nieobecność na szkoleniu nie zwalnia z dokonania opłaty.
