Zwrot kosztów wyżywienia ponad limit diet stanowi przychód dla pracownika

Zwrot kosztów wyżywienia ponad limit diet stanowi przychód dla pracownika

Pracodawca rozlicza pracowników, którzy odbywają zarówno krajowe jak i zagraniczne podróże służbowe zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na podstawie przedłożonych rachunków (faktur). Zgodnie z przepisami powyższego rozporządzenia pracodawca obniża wypłaconą dietę o posiłki z których korzystali pracownicy w ramach np. śniadania w cenie pokoju. Jednakże często zdarza się, że cena śniadania, obiadu czy kolacji wykazana na fakturze przekracza wartość diety wynikającą z przepisów rozporządzenia. W związku z powyższym powstała u podatnika wątpliwość czy kwoty ponad dietę wykazaną w rozporządzeniu stanowią dla pracowników przychód.

Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 25 lipca 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.358.2018.1.SJ) wskazał na przepisy prawa regulujące sporną materię, przywołując wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. K 7/13, gdzie wskazano, iż jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego organizowania pracy, to inaczej jest w przypadku pokrywania pracownikowi pełnych lub częściowych kosztów wyżywienia. Tego rodzaju wydatek ponoszony jest w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść, zważywszy, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od wykonywania (bądź nie) obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno finansowania wyżywienia w ramach podróży służbowej (na co zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13), jak i wyjazdów służbowych niebędących podróżą służbową. Zatem, sytuacja, w której pracodawca finansuje koszty wyżywienia pracownikowi będącemu w podróży służbowej powoduje – co do zasady – powstanie przychodu u tej osoby.

Podsumowując organ podatkowy uznał, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w podróży służbowej, w pracy, czy w domu. Zatem, pełne wyżywienie zapewnione podczas szkolenia jest wydatkiem ponoszonym przez pracodawcę w interesie pracownika i w ten sposób stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ nie musi on w czasie podróży służbowych ponosić żadnych wydatków na wyżywienie. Ponadto pracownik odbywający podróżą służbową w celach szkoleniowych w pełni dobrowolnie korzysta z wyżywienia zapewnionego i sfinansowanego przez pracodawcę. Powstałą korzyść można przypisać indywidualnie do każdego pracownika, bowiem pracodawca wie którzy pracownicy wyjeżdżają i na jaki okres co stanowi, że świadczenie na rzecz pracownika ma charakter indywidualny.

W związku z tym, pracodawca, jako płatnik obowiązany jest do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 ustawy o PIT, od kwoty nadwyżki kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, która stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Stanowisko powyższe podzielił również WSA w Krakowie w wyroku z dnia 6 grudnia 2018 r., sygn. I SA/Kr 1054/18, uznając, iż pełne wyżywienie zapewnione podczas szkolenia jest wydatkiem ponoszonym przez pracodawcę w interesie pracownika i w ten sposób stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ nie musi on w czasie podróży służbowych ponosić żadnych wydatków na wyżywienie. Ponadto pracownik odbywający podróż służbową w celach szkoleniowych w pełni dobrowolnie korzysta z wyżywienia zapewnionego i sfinansowanego przez pracodawcę. Tym samym zdaniem Sądu stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT.

Joanna Litwińska, ekspert podatkowy

Najbliższe warsztaty dotyczące podróży służbowych