Powered by Smartsupp
Skip to main content

Wymogi przechowywania faktur

Wyblakłe faktury mogą narazić firmę na utratę prawa odliczenia podatku VAT.

 

Z art.112 a ustawy o VAT wynika, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane od kontrahentów faktury w podziale za okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 

Przepisy wskazują, że firmy, które posiadają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce mają obowiązek przechowywać faktury na terenie Polski. Od tej zasady istnieje wyjątek, bowiem faktury mogą być przechowywane za granicą, jeżeli mają formę elektroniczną a firma umożliwi organom skarbowym dostęp online do tych faktur. Ponadto podatnicy powinni zapewnić na żądanie organu skarbowego dostęp do faktur, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

 

Na podstawie art.106 m ustawy o VAT obowiązkiem podatnika jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć dostateczną pewność co do tożsamości wystawcy i odbiorcy faktury. Natomiast  integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych.

 

Poziom pewności faktury i jej pochodzenie można zweryfikować za pomocą kontroli biznesowej, która polega na zapewnieniu pewnej „ ścieżki kontrolnej” w celu sprawdzenia powiązania faktury z dostawą towaru lub usługi. Wiarygodna „ścieżka” powinna umożliwić czy dostawa towarów lub wykonanie usługi faktycznie miały miejsce.

 

Aby podatnik nie utracił prawa do odliczenia podatku VAT powinien prawidłowo przechowywać faktury, dokumenty te powinny być czytelne i wiarygodne. Faktury należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc przez pięć lat.

 

Pismo z dnia 6 listopada 2020 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 0114-KDIP4-3.4012.399.2020.2.MP- „ regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę.”

 

Lidia Rubińska Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

 

Polecamy najbliższe szkolenia online

 

TYTUŁ I MIEJSCE SZKOLENIA TERMIN I CENA
Przygotuj się na KSeF – dwudniowe, praktyczne szkolenie. Kompleksowe przygotowanie do obowiązkowego stosowania KSeF – od technicznych aspektów, po zmiany merytoryczne w dokumentowaniu i ewidencjonowaniu transakcji. Termin szkolenia potwierdzony!

Stacjonarne      Warszawa
  08.09.2025 -         09.09.2025

  1520.00 + VAT
KSeF, JPK_CIT, PIT, VAT 2025/ 2026 – praktyczne aspekty i obowiązki. TERMIN SZKOLENIA POTWIERDZONY!

Stacjonarne      Wrocław
  10.09.2025 -         12.09.2025

  2790.00 + VAT
KSeF, JPK_CIT, PIT, VAT 2025/ 2026 – praktyczne aspekty i obowiązki

Stacjonarne      Wrocław
  11.09.2025 -         12.09.2025

  1590.00 + VAT
Podatkowe przygotowanie do wdrożenia KSeF.

Stacjonarne      Katowice
  12.09.2025 -         12.09.2025

  720.00 + VAT
KSeF 2.0. oraz struktura logiczna schemy FA(3) Wdrożenie KSeF w praktyce.

Stacjonarne      Kraków
  23.09.2025 -         23.09.2025

  720.00 + VAT
Dwudniowe warsztaty KSeF. Kompleksowo przygotuj się na wejście KSeF i poznaj dokładnie wszystkie obowiązki.

Stacjonarne      Warszawa
  23.09.2025 -         24.09.2025

  1520.00 + VAT
KSeF 2.0. oraz struktura logiczna schemy FA(3) Wdrożenie KSeF w praktyce.

Stacjonarne      Wrocław
  23.09.2025 -         23.09.2025

  760.00 + VAT

wyszukiwanie po:

Newsletter BDO

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje o najnowszych artykułach, aktualnościach i szkoleniach?