Powered by Smartsupp
Przejdź do głównej treści
KONTAKT

Teczka osobowa pracownika oraz informacja o warunkach zatrudnienia w 2026 roku

Kategoria: akta osobowe, kodeks pracy, prawo pracy, teczka osobowa, warunki zatrudnienia, zmiany w prawie pracy

Termin: 17.11.2026

Cena: 750.00 +VAT
Miejsce: Wrocław
Hotel Scandic ****
ul. Piłsudskiego 50-57

Masz pytanie – skontaktuj się:

  22 543 16 06
  szkolenia@bdo.pl

Cel i program

Dla kogo jest to szkolenie

Szkolenia z prowadzenia dokumentacji kadrowej są przeznaczone dla pracowników działów kadr, HR, oraz osób odpowiedzialnych za administrowanie dokumentacją pracowniczą w firmach, oraz jednostkach administracji publicznej.
Skorzystają z nich także przedsiębiorcy, którzy samodzielnie zajmują się prowadzeniem akt osobowych swoich pracowników. Programy te są idealne dla tych, którzy chcą poznać aktualne przepisy obowiązujące w 2026 roku, w tym wymagania wynikające z przepisów ochrony danych osobowych, oraz chcą unikać błędów, które mogą zostać wykryte podczas kontroli państwowej inspekcji pracy. Szkolenia te są również wartościowe dla osób chcących zrozumieć, jak w praktyce stosować wzory dokumentów i procedury wynikające z przepisów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Czego się nauczysz?
  • jakich dokumentów można zażądać od kandydata do pracy oraz jak przestrzegać zasad ochrony danych osobowych podczas rekrutacji, 
  • jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • jak prowadzić akta osobowe pracownika w przypadku jego ponownego zatrudnienia
  • w jaki sposób prowadzić teczkę osobową pracownika w przypadku zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę,
  • czy można przechowywać kopię dowodu osobistego w aktach osobowych?
  • gdzie należy umieścić skierowania i orzeczenia lekarskie
  • gdzie powinna znaleźć się kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
  • jak postąpić z dokumentacją pracowniczą w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika podczas 50-letniego okresem przechowywania dokumentacji
  • w jakich sytuacjach istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
  • jakie obowiązki ma pracodawca w przypadku przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną
  • w jaki sposób układać dokumenty, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową
  • jakie dokumenty dotyczące czasu pracy przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
  • jak stworzyć zgodną z przepisami informację o warunkach zatrudnienia

Program:

1. Jakich dokumentów/danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy:
  • Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy),
  • Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
  • Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
  • Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
  • Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
  • Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
  • Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne przed czy po podpisaniu umowy o pracę
  • Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
  • Kiedy  można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
  • Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
  • Czy w aktach osobowych przechowujemy CV?
  • Czy można przechowywać dokumenty nadesłane przez kandydata po zakończonym okresie rekrutacyjnym?
  • Co z dokumentami nadesłanymi do pracodawcy przez kandydata w przypadku kiedy nie prowadzimy rekrutacji?
2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:
  • Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
  • Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
  • Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko mrpips i uodo),
  • Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika
  • Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia
  • Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO
  • Przesłanki zgodnie z RODO legalnego przetwarzania danych pracownika w tym wrażliwych np. orzeczenie o niepełnosprawności?
3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami:
  • Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna
  • Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
  • Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
  • Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
  • Kidy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały ?
  • Osoby uprawnione do odbioru dokumentacji pracowniczej , kopii lub oryginału dokumentów?
  • Terminu ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej?
  • Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych
4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych:
  • Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
  • Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
  • Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
  • Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
  • Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
  • Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
  • Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
  • Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
  • Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
  • Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
  • Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
  • Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
  • W której części akt osobowych należy przechowywać – dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
  • Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
  • wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
  • gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
  • dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
  • gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.
  • Stanowisko ministerstwa w sprawie przechowywania  PIT w aktach osobowych
5. Dokumenty gromadzone w części C akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
  • Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
  • Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
  • Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
  • Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
  • Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
  • Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
  • Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów
  • Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy)
6. Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko mrpips), w tym:
  • Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy
  • Obowiązek numeracja części D akt osobowych
7. Część E akt osobowych:
  • Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
  • Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
  • wnioski urlopowe gdzie je przechowywać
  • czy mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej
  • jak długo przechowujemy wnioski urlopowe
  • zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca
  • zasady udzielania urlopu dodatkowego
  • wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy
  • dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy
  • czy muszą być listy obecności
  • jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko ministerstwa
  • jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy
  • co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy
  • praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy
  • jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
  • czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy
  • jak długo przechowujemy grafiki harmonogramy czasu pracy
9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:
  • O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
  • Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
  • Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
  • Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
  • Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
  • Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?