Koncentracja i planowanie w warunkach pracy zdalnej – jak się zorganizować, żeby nie zwariować

Przyglądaliśmy się już wyzwaniom pracy zdalnej z punktu widzenia osoby zarządzającej zespołem (patrz artykuł: Jak zarządzać pracą zdalną zespołu). Tym razem na temat patrzymy szerzej, z perspektywy każdej osoby zmagającej się z koniecznością utrzymania koncentracji i efektywności w warunkach pracy w domu. O wskazówki po raz kolejny poprosiliśmy współpracującą z BDO Academy trenerkę, Iwonę Kordjak.

BDO: Praca zdalna była dotąd zarezerwowana dla niektórych osób i w specyficznych warunkach ustalonych z pracodawcą. Teraz sytuacja diametralnie się zmieniła i w ostatnim tygodniu wielu z nas zmierzyło się z nią po raz pierwszy. Co mogło nas zaskoczyć?

Iwona Kordjak: Z pewnością praca zdalna wymaga autodyscypliny, czyli zmobilizowania się do niej samodzielnie, rozplanowania zadań, stworzenia atmosfery pracy i skupienia oraz właściwej reakcji na to, co nas rozprasza. To jest olbrzymie wyzwanie dla wielu osób. Najmniej problemów będą mieć oczywiście ci, którzy i tak dotąd pracowali w domu - tworzyli projekty, pisali artykuły lub np. dokształcali się. Takie osoby mają nawyk samodzielnego planowania pracy, a ich otoczenie jest przyzwyczajone do tego, że pracują w domu, więc zaplecze w jakimś stopniu pozostaje zorganizowane. Tym praca zdalna w obecnych okolicznościach nie sprawi większych problemów, poradzą sobie i oni i ich pracodawcy. Wielu pracowników ma choćby incydentalne doświadczenia pracy zdalnej (choroba dziecka czy delegacja do innego miasta). Ale mamy też od kilkunastu dni grupę osób, które dotąd nie miały z taką formą pracy do czynienia i albo cieszą się jej dobrodziejstwem, albo  maja wiele obaw. Do tej pory ich dom był jedynie domem, a oni funkcjonowali w nim w zupełnie innej roli niż zawodowa. Teraz muszą wygospodarować sobie i miejsce i czas do czynności zawodowych, co przy 4 czy 5 domownikach przebywających w tej samej przestrzeni jednocześnie może okazać się ogromną trudnością. Teraz w trybie home office znajdują się pracownicy, którzy ani  o to nie prosili, ani się tego nie uczyli. W takich wypadkach trzeba po prostu od nowa zbudować całą strukturę. Wyzwaniem jest też nie tylko zdalna praca poszczególnych osób, ale przede wszystkim całych zespołów. 

BDO: Jak w takim razie zarządzać zadaniami i własnym czasem pracy w warunkach home office?

IK: Podstawą dobrze zorganizowanej pracy zdalnej są: technologia, komunikacja i organizacja. Po pierwsze, musimy zapewnić sobie dostęp do dysków firmowych, opanować jakieś narzędzie do komunikacji grupowej, choćby na początek założyć grupę w aplikacji messenger, komunikować się przez Skype, Zoom, czy inne narzędzia pozwalające odciążyć skrzynki mailowe, ale też podtrzymać komunikację w zespole. Być może dotąd wiele rzeczy i tak załatwialiśmy mailem czy telefonem, a szef rzadko kontaktował saię z nami bezpośrednio, ale dobrze jest przemyśleć, co mogłoby nam zastąpić pozostałe bezpośrednie kontakty i wymianę poglądów czy pomysłów z kolegami z pracy.

Warto także narzucić sobie godziny pracy, jeśli te nie są narzucone odgórnie, i rozpisać zadania na każdy dzień: sprawy priorytetowe, kontakty, maile, telefony, ilość rzeczy, które mamy w ciągu określonego dnia do zrobienia. Nie warto natomiast ulegać pokusie pracowania „ z doskoku”, przez cały czas i bez żadnych ram. Możemy to sobie ułatwić nawet prostą listą zadań do wykonania. Nie należy też zapominać o wyznaczeniu sobie przerw.

BDO: A jak utrzymać koncentrację, gdy pracujemy w domu, w którym przebywają inni domownicy?

IK: Koniecznie trzeba zadbać o tzw. ekologię, czyli środowisko pracy oraz otoczenie. W pierwszej kolejności należy zapewnić sobie spokojną przestrzeń lub choćby dążyć do jej zapewnienia, zwłaszcza w sytuacji, gdy mieszkamy z kimś. Może się okazać, że w tych specyficznych warunkach jest to wyjątkowo trudne, bo praca zdalna będzie dla niektórych po prostu pracą z dzieckiem na ręku, albo w domu, w którym kilka osób uczy się i pracuje jednocześnie. Dlatego mówimy o maksymalnym dążeniu do zapewnienia sobie tej przestrzeni. Z punktu widzenia otoczenia, w tym starszych i rozumiejących już więcej dzieci, ważnym jest np. poinformowanie domowników, w jakich godzinach jesteśmy w pracy oraz czy i kiedy robimy przerwy. Szczególnie istotne jest to w przypadku osób, które pracują np. kilka godzin rano, potem robią dłuższą przerwę, następnie wracają do pracy, a na zakończenie jeszcze siadają do niej późnym wieczorem. Może bowiem okazać się, że w obecnej sytuacji wolimy nasze zawodowe zadania zrobić w kilku podejściach w ciągu dnia. Taki tryb działania my możemy lubić, natomiast dla otoczenia może okazać się trudnym do zrozumienia i zaakceptowania. Zwłaszcza, gdy mamy partnera lub rodzinę nieprzyzwyczajonych do tego, że po 17:00 prowadzimy z domu rozmowę z klientami, w godzinach lunchu oczekujemy ciszy, czy pracujemy koncepcyjnie i musimy akurat w danej chwili pomyśleć i mieć spokój. Jasne zakomunikowanie otoczeniu kiedy jesteśmy dostępni dla życia domowego, a kiedy nie, pomoże nam zachować koncentrację oraz zminimalizuje konflikty ze współlokatorami. Prostym sposobem będzie np. wywieszanie na drzwiach domowego biura kartki z informacją o zajętości lub ustalonych godzinach naszej pracy.  Plusem za to będzie możliwość wspólnego zjedzenia obiadu lub wypicia kawy w trakcie przerwy w pracy.

Osoby pracujące w domu muszą też dawać  „odpór”  bliskim osobom, które wiedząc, że pracujemy w domu i nie rozumiejąc charakteru i wyzwań pracy zdalnej, mówią: siedzisz w domu, to możesz pojechać, wyjść, załatwić to, odebrać coś dla mnie, etc. Dlatego najpierw ustalmy zasady i granice, a potem poinformujmy osoby z nami mieszkające, jak one będą wyglądać. To pomoże nam w utrzymaniu koncentracji, ale także w zadbaniu o równowagę między życiem prywatnym i zawodowym.

BDO: A jakie błędy popełniamy najczęściej pracując zdalnie i jak ich możemy uniknąć?

IK: Stałym błędem jest właśnie brak wyraźnego rozgraniczenia między czasem pracy, a czasem prywatnym. To pomieszanie i przeplatanie zadań znacznie obniża zdolności koncentracji. Do tego zajętość służbowa w niejasnym dla otoczenia wymiarze generuje konflikty. Od zawsze było to główne wyzwanie przedsiębiorców pracujących z domu, teraz stało się udziałem o wiele większej grupy.

Kolejnym błędem jest brak rozplanowania sobie zadań w czasie. Jeśli jestem nieprzyzwyczajona do pracy zdalnej, czyli bez wypracowanych strategii organizowania sobie pracy, z tendencją do ulegania rozproszeniu, czy zdemotywowana, mogę w wielu przypadkach wylądować jak przysłowiowy student przed egzaminem, czyli z pracą na ostatni moment. Wtedy już faktycznie całymi dniami będę siedzieć przed komputerem, a o work – life balance nie będzie mowy. Ma więc znaczenie sensowne rozplanowanie zadań na skali czasu, np. podzielenie ich na etapy i raportowanie stopnia ich realizacji. To dodatkowo pomoże utrzymać koncentrację. Podobno Dickens pracował codziennie od 9 do 14,  Balzac od 1 w nocy do 8,  Vonnegut zaczynał dzień o 5 rano i pisał do 9, potem robił coś zupełnie innego. To też byli ludzie pracujący w warunkach wymagających samodyscypliny.

Ponadto osoby ekstrawertyczne, towarzyskie, lubiące błyszczeć i potrzebujące wymiany, mogą czuć się w pracy zdalnej źle, mieć wrażenie, że coś je omija.  Dla nich wyzwaniem będzie zorganizowanie sobie tej wymiany mimo braku bezpośrednich kontaktów.

BDO: Jakie rady pracującym z domu dałaby Pani w ramach podsumowania?

IK: Po pierwsze, zaprzyjaźnij się z technologią.

Po drugie, zorganizuj sobie komfortowe miejsce pracy.

Po trzecie, planuj  - zaplanuj swój dzień i tydzień pracy, określ czas pracy z pracodawcą, a jeśli on tego nie wymaga, to samodzielnie.

Po czwarte, zatroszcz się o równowagę i relacje - ustal zasady z domownikami lub osobami, na których terenie się znajdujesz, zadbaj o czas po pracy.

I na zakończenie - wielu z nas doświadcza obecnie napięcia, stresu, spadku nastroju czy efektywności.  Dlatego zostań w domu, pracuj zdalnie, ale bądź z ludźmi, bądź w kontakcie. Dawaj  wsparcie i pozwalaj się wspierać, rozmawiaj, dbaj o dobre relacje i emocje w zespole, w pracy i w domu.

Rozmawiała Marta Ratoń

menedżer ds. szkoleń BDO Academy

Iwona Kordjak - Prawnik, doradca podatkowy, redaktor naczelna pisma branżowego. Coach certyfikowany przez ICC od 2011r, team coach, facylitator AL., przedsiębiorca, trener biznesu, mentor, ekspert Sieci Przedsiębiorczych Kobiet, konsultantka w zakresie wspierania efektywności osobistej.
Prowadziła setki procesów coachingowych przeprowadzających przez proces zmiany w obszarze kompetencji pracowniczych i menadżerskich lub life coachingu.

Organizatorka i prelegentka konferencji z zakresu rozwoju osobistego.
Pomaga ludziom i firmom zrealizować zaplanowane cele, zwiększyć skuteczność poprzez dostarczenie narzędzi do bezpiecznego wprowadzania potrzebnych zmian, uświadomionej skutecznej komunikacji, wdrażania kultury wartości w organizacjach oraz wspierania w godzeniu ról życiowych i pokonywaniu kryzysów. Pracuje ze spółkami i wspólnikami nad wdrażaniem sprawiedliwych i skutecznych relacji w biznesach prowadzonych przez wspólników.