Upoważnienia i podpis w KSeF decyduje o tym kto może wystawiać faktury

System upoważnień przyjęty w Krajowym Systemie e-faktur (KSeF) wprowadza nowe standardy bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych. Precyzyjne określenie uprawnień poszczególnych osób w organizacji ma kluczowe znaczenie dla legalności wystawianych faktur.

Regulacje wprowadzone przepisami o Krajowym Systemie e-Faktur definiują szczegółowe zasady udzielania uprawnień do korzystania z KSeF. Sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z systemu, wraz z wzorami stosownych zawiadomień, podlegają szczegółowej regulacji. Procedury uwierzytelniania podmiotów korzystających z systemu, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu elektronicznego określają przepisy wykonawcze wydane przez ministra finansów. 

Kluczowym elementem systemu upoważnień jest mechanizm certyfikacji. Podatnik zobowiązany jest pobrać z systemu certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury oraz oznaczenie dokumentu kodem zapewniającym autentyczność pochodzenia i integralność treści. Certyfikat ten można pobrać już od 1 listopada 2025 roku, co daje przedsiębiorstwom czas na przygotowanie procedur autoryzacji.

Szczególne znaczenie ma rozróżnienie uprawnień w kontekście różnych typów nabywców. System przewiduje odmienne procedury dla nabywców będących podatnikami VAT czynnymi, podatnikami zwolnionymi, podmiotami nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz osobami fizycznymi. Każda kategoria wymaga odpowiedniego dostosowania procedur autoryzacji i może wpływać na zakres uprawnień udzielanych poszczególnym pracownikom.

Nowe przepisy wprowadzają także specjalne rozwiązania dla faktur VAT RR. Oświadczenie rolnika ryczałtowego składane jest z chwilą wskazania w systemie nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR. Po takim wskazaniu nabywca zobowiązany jest do wystawiania tych faktur w systemie do czasu odwołania wskazania, co tworzy szczególny rodzaj upoważnienia wynikającego z przepisów prawa.

Praktyczne aspekty zarządzania upoważnieniami obejmują konieczność prowadzenia rejestru osób uprawnionych, regularne weryfikowanie aktualności uprawnień oraz implementację procedur odwoływania dostępu w przypadku zmian personalnych. System techniczny musi umożliwiać śledzenie wszystkich działań podejmowanych przez upoważnione osoby, co ma znaczenie z punktu widzenia audytu i kontroli skarbowej.

Właściwe zarządzanie upoważnieniami w KSeF stanowi fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania systemu fakturowania elektronicznego. Precyzyjne określenie uprawnień poszczególnych osób w organizacji oraz implementacja odpowiednich procedur kontrolnych minimalizuje ryzyko naruszeń przepisów i zapewnia integralność wystawianych dokumentów. Wymaga to przeszkolenia kadry zarządzającej oraz administratorów systemu z zasad udzielania i zarządzania upoważnieniami do korzystania z KSeF, procedur autoryzacji oraz bezpiecznego zarządzania certyfikatami elektronicznymi. Istotne jest także wdrożenie procedur kontroli dostępu i regularnego audytu uprawnień.