Integracja systemów księgowych z KSeF wymaga dobrej znajomości nowych przepisów

Obowiązek przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur wymusza głębokie zmiany w architekturze systemów IT przedsiębiorstw. Nowe regulacje definiują precyzyjne wymogi techniczne, których spełnienie decyduje o legalności prowadzonych z fiskusem rozliczeń.

Nowa ustawa z 5 sierpnia 2025 roku wprowadza szczegółowe wymogi techniczne dla integracji systemów księgowych z KSeF. Podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie nowych przepisów, ale z obowiązkiem niezwłocznego, nie później niż w następnym dniu roboczym po wystawieniu, przesłania faktury do systemu w celu przydzielenia numeru identyfikacyjnego.

Kluczowym wymogiem technicznym jest implementacja mechanizmów certyfikacji. Podatnik zobowiązany jest pobrać z KSeF certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury oraz oznaczenie faktury kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści. Te wymogi bezpośrednio wpływają na architekturę systemów informatycznych przedsiębiorstwa.

Szczególną uwagę należy zwrócić na rozwiązania dotyczące faktur z załącznikiem. Gdy faktury dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary, ilości towarów lub cen jednostkowych, podatnik może wystawiać faktury z załącznikiem będącym integralną częścią faktury. Wymaga to jednak uprzedniego złożenia zgłoszenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej oraz otrzymania potwierdzenia możliwości korzystania z tej funkcjonalności.

Aspekty techniczne integracji obejmują także konieczność implementacji odpowiednich kodów identyfikacyjnych. Do oznaczania faktury ustrukturyzowanej kodem zobowiązany jest nie tylko podatnik, ale także podmiot inny niż podatnik w przypadku użycia faktury poza systemem. To wymaga dostosowania procedur technicznych do obsługi różnych scenariuszy wykorzystania dokumentów elektronicznych.

Nowe regulacje przewidują również mechanizmy zachowań na wypadek awarii systemu. W okresie niedostępności KSeF podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z określonym wzorem, a następnie przesyła je do systemu nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu awarii. Jest oczywiste, że systemy informatyczne muszą być przygotowane na obsługę takich awaryjnych sytuacji.

Kompleksowość określonych w przepisach wymogów technicznych wymaga od przedsiębiorców nie tylko dostosowania oprogramowania, ale także przeszkolenia personelu i opracowania procedur zapewniających ciągłość procesów biznesowych. Właściwa integracja systemów IT z KSeF staje się kluczowym elementem strategii digitalnej każdego przedsiębiorstwa. 

Wymaga przy tym nie tylko wiedzy technicznej, ale także głębokiej wiedzy na temat nowych przepisów. Oznacza to konieczność to przeszkolenia pracowników IT oraz użytkowników systemów księgowych z obsługi nowych funkcjonalności związanych z KSeF, procedur certyfikacji elektronicznej oraz działania w sytuacjach awaryjnych systemu. Konieczne jest również wdrożenie szkoleń dla osób odpowiedzialnych za składanie zgłoszeń dotyczących faktur z załącznikiem.

Zobacz szkolenia