Nieprzestrzegania przepisów KSeF naraża na sankcje i zwiększa ryzyko biznesowe

Naruszenie obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Nowe przepisy precyzyjnie określają katalog naruszeń oraz odpowiadające im sankcje. 

Przepisy o KSeF wprowadzają kompleksowy system sankcji za nieprzestrzeganie reguł dotyczących stosowania e-Faktur. Podstawowym naruszeniem jest nieprzesłanie w wymaganym terminie do systemu faktury elektronicznej. Sankcje dotyczą również wystawienia faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w okresie awarii systemu lub jego niedostępności.

Szczególną kategorią naruszeń są przypadki, gdzie nieprzestrzeganie określonych obowiązków nie skutkuje wszczęciem postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Dotyczy to niedopełnienia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nieprzesłania faktury do KSeF w wymaganym terminie jednego dnia roboczego po wystawieniu oraz nieprzesłania faktur wystawianych w okresach awarii lub niedostępności systemu. Ta regulacja ma na celu ograniczenie nadmiernej penalizacji naruszeń o charakterze technicznym, jednocześnie nie eliminując innych form odpowiedzialności prawnej.

Istotnym ryzykiem biznesowym jest utrata możliwości korzystania z preferencyjnych rozwiązań, takich jak faktury z załącznikiem. Możliwość wystawiania takich faktur może być odebrana automatycznie w przypadku zidentyfikowania wystawiania faktur zawierających dane inne niż określone w przepisach lub wystawiania faktur niezgodnie z warunkami określonymi w ustawie. Utrata tej możliwości może znacząco wpłynąć na efektywność procesów fakturowania w przedsiębiorstwie.

Regulacje dotyczące płatności elektronicznych, wprowadzają dodatkowe obowiązki dla nabywców dokonujących płatności za faktury. Naruszenie obowiązku podawania numeru identyfikującego faktury w systemie lub identyfikatora zbiorczego może skutkować sankcjami, a także komplikacjami w procesie rozliczania VAT. Te wymogi dotyczą zarówno bezpośrednich nabywców, jak i podmiotów dokonujących płatności w imieniu nabywców.

Przepisy przejściowe określają czasowe zwolnienia z obowiązków, ale ich nieprawidłowe zastosowanie może prowadzić do utraty uprawnień do korzystania z ułatwień. Przekroczenie progów wartości sprzedaży określonych w tych przepisach skutkuje natychmiastową utratą możliwości wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych, co wymaga bieżącego monitorowania obrotów przedsiębiorstwa.

Minimalizacja ryzyka związanego z sankcjami wymaga wdrożenia kompleksowego systemu monitorowania zgodności z przepisami KSeF. Przedsiębiorstwa powinny opracować procedury kontroli wewnętrznej obejmujące regularne weryfikowanie poprawności przesyłania faktur do systemu, monitorowanie terminowości oraz zapewnienie zgodności z wymogami technicznymi. Proaktywne zarządzanie ryzykiem prawnym w obszarze fakturowania elektronicznego staje się kluczowym elementem strategii compliance w każdej organizacji i wymaga przeszkolenia kierownictwa oraz pracowników odpowiedzialnych za compliance z katalogiem potencjalnych naruszeń i odpowiadających im konsekwencji, wdrożenia procedur monitorowania zgodności oraz ustanowienia systemu wczesnego ostrzegania przed przekroczeniem progów określonych w przepisach przejściowych.

Zobacz szkolenia