KSeF: obowiązkowe pola i najczęstsze błędy walidacji w fakturach

Każda faktura w systemie KSeF musi spełniać rygorystyczne wymogi struktury XML zgodnej ze schematem FA. System automatycznie odrzuca dokumenty zawierające błędy, co może zablokować procesy sprzedażowe firmy i opóźnić rozliczenia z kontrahentami.

Struktura faktury elektronicznej w KSeF opiera się na ściśle zdefiniowanym schemacie XML, który określa nie tylko zakres danych, ale także ich format i wzajemne zależności. Firmy przyzwyczajone do elastycznego projektowania wzorów faktur muszą dostosować się do sztywnych reguł systemu. Każde pole w strukturze FA(2) ma określony typ danych, długość oraz zasady walidacji – ich naruszenie prowadzi do natychmiastowego odrzucenia dokumentu.

Najczęstsze błędy walidacji to nieprawidłowe formatowanie dat, które w KSeF wymagają formatu RRRR-MM-DD, oraz błędne oznaczanie stawek VAT przez stosowanie zapisu procentowego zamiast wymaganych kodów literowych. System odrzuca również faktury z nieprawidłowo obliczonymi sumami częściowymi lub rozbieżnościami między wartością netto, kwotą podatku a wartością brutto. Kluczowe jest prawidłowe wypełnianie pól identyfikujących kontrahentów – NIP należy podawać bez myślników i spacji, a kody krajów w formacie dwuliterowym zgodnym z ISO 3166-1 alpha-2.

Problemy sprawiają także pola opcjonalne, które po wypełnieniu muszą spełniać określone warunki logiczne. Wskazanie numeru zamówienia wymaga jednoczesnego podania daty jego złożenia, a oznaczenie faktury jako korygującej automatycznie wymusza wypełnienie sekcji z danymi faktury pierwotnej. System weryfikuje również spójność oznaczeń GTU i procedur szczególnych z rodzajem dokumentowanej transakcji.

Walidacja faktur strukturyzowanych wykracza poza kontrolę pojedynczych pól i obejmuje weryfikację reguł biznesowych. System sprawdza zgodność stosowanych stawek VAT z obowiązującymi przepisami, poprawność numeracji w ramach serii oraz chronologię dat. Faktury z datą wystawienia późniejszą niż data sprzedaży o więcej niż określoną liczbę dni są oznaczane jako podejrzane, co zwiększa ryzyko kontroli skarbowej.

Mechanizmy walidacji w KSeF ewoluują wraz z rozwojem systemu i zmianami przepisów. Ministerstwo Finansów regularnie publikuje aktualizacje schematów XSD oraz dokumentację techniczną opisującą nowe reguły kontrolne. Firmy muszą na bieżąco śledzić te zmiany i dostosowywać swoje systemy fakturujące, żeby uniknąć przestojów w wystawianiu dokumentów sprzedażowych. Wymaga to też ścisłej i stałej współpracy między działem IT i księgowości.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że kluczem do sprawnej pracy z KSeF jest odpowiednie przygotowanie zespołu. Specjalistyczne szkolenia z zakresu KSeF dają pracownikom działów IT i księgowości umiejętność tworzenia i walidacji struktur XML, interpretacji komunikatów błędów systemowych oraz debugowania odrzuconych faktur. Profesjonalne programy szkoleniowe obejmują także praktyczne scenariusze i najnowsze zmiany w przepisach, co pozwala firmom uniknąć kosztownych błędów i zapewnić ciągłość procesów fakturowania.

Zobacz szkolenia