Zostało już tylko kilka miesięcy na przygotowanie się do KSeF

Podpisana już przez Prezydenta ustawa z 5 sierpnia 2025 roku nowelizująca przepisy ustawy o VAT, wprowadza szczegółowe reguły określające, kto i kiedy musi obowiązkowo stosować Krajowy System e-Faktur. Niewłaściwe zrozumienie nowych obowiązków może prowadzić do kosztownych błędów w praktyce gospodarczej.

Ustawa z 5 sierpnia 2025 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług precyzyjnie definiuje podmioty zobowiązane do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz terminy wejścia w życie poszczególnych obowiązków. Zgodnie z nowym art. 106ba ustawy o VAT, gdy faktura wystawiana jest na rzecz podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te zobowiązane są do podania odpowiedniego numeru identyfikacyjnego, jeżeli posługują się nim na potrzeby danej czynności. Regulacja ta ma fundamentalne znaczenie dla praktyki fakturowania elektronicznego.

Szczególną uwagę należy zwrócić na rozszerzone wymogi dotyczące danych nabywcy. Nowe przepisy wprowadzają obowiązek podawania numeru identyfikacji podatkowej nabywcy będącego podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku lub osobą prawną niebędącą podatnikiem. Dodatkowo, gdy nabywca jest podatnikiem zwolnionym na podstawie art. 113a ust.1 ustawy o VAT, wymagane jest podanie indywidualnego numeru identyfikacyjnego. To ważne, aby zwrócić na to uwagę. Te zmiany bezpośrednio wpływają bowiem na proces przygotowania dokumentów w systemach księgowych.

Istotnym elementem nowych regulacji są okresy przejściowe określone. Podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą w okresie od 1 lutego do 31 marca 2026 roku wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość ich sprzedaży nie przekroczyła w 2024 roku kwoty 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku próg ten obniża się znacząco – do 10 tysięcy złotych miesięcznie wartości sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu.

Nowe przepisy wprowadzają także specjalne rozwiązania dla małych przedsiębiorców. W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne uznane za faktury. Wartość sprzedaży dokumentowanej tymi fakturami nie wlicza się do łącznej wartości wpływającej na obowiązek stosowania KSeF.

Szeroki zakres nowych regulacji wymaga od przedsiębiorców dogłębnego zrozumienia nie tylko konsekwencji wejścia w życie poszczególnych przepisów w określonych terminach, ale także wzajemnych powiązań między różnymi przepisami. Szczególnie istotne jest właściwe zaplanowanie procesów wdrożenia systemu z uwzględnieniem specyfiki działalności gospodarczej oraz wielkości obrotów. Właściwe zastosowanie przepisów przejściowych może znacząco ułatwić adaptację do nowych wymogów prawnych.

Wymaga to przeszkolenia pracowników działów księgowych i sprzedaży z zakresu identyfikacji podmiotów zobowiązanych do stosowania KSeF, poprawnego określania statusu nabywców oraz zastosowania okresów przejściowych. Kluczowe jest również wdrożenie procedur monitorowania progów obrotowych i bieżącego śledzenia zmian w przepisach oraz ich interpretacji na przestrzeni najbliższych miesięcy.