Korekty faktur w KSeF wymagają nowych procedur

Procedura korygowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) różni się znacząco od dotychczasowej praktyki. Nowe regulacje wprowadzają szczegółowe zasady, których naruszenie może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe.

Wprowadzająca obowiązek stosowania przepisów o KSeF nowelizacja ustawa o VAT z 5 sierpnia 2025 roku wprowadza fundamentalne zmiany w procedurach korygowania faktur elektronicznych. Kluczową zasadą jest rozróżnienie między korektami faktur ustrukturyzowanych a korektami innych rodzajów faktur elektronicznych. 

Zgodnie z tymi przepisami obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, ale tylko gdy wystawiona została faktura korygująca inna niż ustrukturyzowana.

W przypadku tych ostatnich szczególne, gdy takie faktury udostępniane są nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania można dokonać w rozliczeniu za okres, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do systemu. Ta regulacja ma kluczowe znaczenie dla praktyki księgowej, ponieważ wpływa na moment rozpoznania korekty w ewidencji podatkowej.

Najbardziej korzystne rozwiązanie przewiduje przepis dotyczący faktur korygujących udostępnionych nabywcy przy użyciu KSeF. W takim przypadku obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do systemu. Ten mechanizm zapewnia większą kontrolę nad momentem rozpoznania korekty przez wystawcę faktury. Przy czym warto zwrócić uwagę, że nowe przepisy wprowadzają także pewne istotne ograniczenia. 

Trzeba także podkreślić, że nowe obowiązki nałożono także na nabywców. I tak nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na korygowanej fakturze, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia. Te regulacje wymagają ścisłej koordynacji procedur księgowych między stronami transakcji.

Nie ulega wątpliwości, że nowe zasady korygowania faktur związane z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym KSeF, wymagają kompleksowego przeszkolenia zespołów księgowych z procedur korygowania faktur elektronicznych, ze szczególnym naciskiem na rozróżnianie momentów rozpoznania korekt w zależności od rodzaju faktury i sposobu jej udostępnienia. Niezbędne jest także wprowadzenie jasnych procedur komunikacji między działami sprzedaży a księgowością w procesie wystawiania i otrzymywania faktur korygujących.