Biała lista podatników VAT

1 września 2019 r. ruszyła biała lista podatników czyli elektroniczny wykaz podatników VAT. Podatnicy – jeszcze przed przelaniem należności za towar bądź też usługę – zobowiązani są do sprawdzenia czy dostawca (kontrahent) widnieje w nowym spisie oraz czy na wspomnianej liście znajduje się numer rachunku bankowego, na który ma zostać przelana zapłata za transakcję o wartości wyższej niż 15 000 zł.

 

Jeżeli pieniądze zostaną przelane na numer konta nieznajdujący się na białej liście podatników VAT, wówczas wydatek nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

 

Z tego względu przedsiębiorcy muszą każdorazowo sprawdzać, czy numer rachunku podany na fakturze jest zgodny z numerem znajdującym się na białej liście podatników.

 

W tym celu Ministerstwo Finansów zaleca skorzystanie z jednego z następujących sposobów:

  • Interfejsu programistycznego API
  • Pliku tekstowego (metoda odręcznej weryfikacji)

 

Interfejs programistyczny API

 

Ilość zapytań do API będzie limitowana (do 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie). Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, limit dostępu do usług API wynika z potrzeby zagwarantowania bezpieczeństwa i ochrony danych, jak również wysokiej wydajności rozwiązania. W tej chwili(6 września), limitów jeszcze nie ma, lecz Ministerstwo zapowiada, że będą obowiązywać.

 

API wciąż jest w fazie testów i zarówno parametry, jak i warunki jej udostępniania mogą ulec zmianie.

 

Udostępnienie przez Ministerstwo Finansów wymienionych powyżej rozwiązań nie zwalnia podatnika z konieczności zaopatrzenia się we własne narzędzia informatyczne, które łączyć się będą z nowym wykazem podatników VAT. Ten typ programów można nabyć od zewnętrznych producentów oprogramowania.

 

Warto przy tym zauważyć, iż zdecydowana większość podatników dokonuje każdego dnia od kilkuset do kilku tysięcy transakcji, nie mówiąc już o firmach wykonujących dziennie nawet kilkadziesiąt tysięcy transakcji.

 

Jak do tej pory resort udostępnił wstępną wersję opisu interfejsu API. Wspomniany interfejs umożliwia sprawdzanie za pomocą dwóch metod: „search” oraz „check”.

 

Metoda „search” działa jak zwykła wyszukiwarka internetowa. Podatnik wpisuje więc jedną informację, po której chce wyszukać kontrahenta (np. numer NIP), i dostaje w odpowiedzi komplet danych o partnerze biznesowym, a zatem: jego nazwę, potwierdzenie rejestracji VAT, numer rachunku bankowego oraz datę sprawdzenia w bazie.

 

Ponadto podatnik podatku VAT otrzymuje identyfikator zapytania, który potwierdza sprawdzanie kontrahenta na białej liście podatników.

 

Taki identyfikator aplikacja powinna przechowywać w bazie danych, gdyż jest realnym dowodem na przeprowadzenie weryfikacji.

 

„Check” – czyli drugi ze sposobów w API – wymaga od podatnika wpisania trzech danych: numeru NIP bądź też REGON, numeru rachunku bankowego oraz dnia (daty), na który ma zostać sprawdzony kontrahent.

 

W odpowiedzi podatnik otrzymuje informację, czy na dany dzień wpisana kombinacja jest prawidłowa, czyli np. czy 30 października 2019 r. podmiot o podanym numerze NIP ma określony (wpisany przez podatnika) numer rachunku.

 

Ministerstwo Finansów zapewnia, że ograniczenie składania zapytań za pomocą interfejsu API nie zablokuje możliwości odpytywania o pojedynczych kontrahentów.

 

Plik tekstowy (metoda odręcznej weryfikacji)

 

Inne rozwiązanie służące do masowego sprawdzania numerów rachunków bankowych kontrahentów to plik tekstowy. Będzie on publikowany codziennie na stronie internetowej resortu. Na stronie Ministerstwa znajduje się informacja, iż plik będzie dostępny od listopada.

 

Weryfikacja za pomocą tego pliku jest możliwa pod warunkiem, że podatnik wpisze zarówno numer NIP kontrahenta, jak i numer jego rachunku bankowego.

 

Plik tekstowy umożliwia masową weryfikację jedynie rachunków bankowych kontrahentów, a nie ich statusu (czyli faktu zarejestrowania jako czynni podatnicy VAT).

 

Poza tym podatnicy powinni każdego dnia pobierać nowy plik.

 

Należy dodać, iż fakt otrzymania z systemu odpowiedzi „NIE” oznacza jedynie, że wpisany NIP nie występuje w pliku z danym numerem rachunku. Podatnik nie zostaje zatem poinformowany o powodzie uzyskania w/w odpowiedzi. Mówiąc wprost; jeśli podatnik posiada błędny numer rachunku kontrahenta, to – używając pliku tekstowego – nie pozna on poprawnego konta nawet w sytuacji, gdy wspomniany kontrahent posiada status czynnego podatnika VAT.

 

Kolejnym problem jest natomiast konieczność powiadomienia urzędu skarbowego o braku rachunku na białej liście podatników VAT. Ustawodawca przewiduje na to bowiem jedynie 3 dni robocze, natomiast samo pismo należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dostawcy (kontrahenta). To stosunkowo mało czasu zważywszy na fakt, iż złożenie opisanego zawiadomienia wymaga zbadania właściwości urzędu skarbowego. Poza tym nie każdy pracownik jest w stanie podjąć stosowne kroki w tak krótkim czasie.

 

Można przypuszczać, iż rozwiązaniem lepszym od aktualnie obowiązującego byłoby powiadomienie własnego urzędu skarbowego o fakcie wykonania przelewu na błędny numer konta; zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, iż przedsiębiorcy z reguły nie mają informacji o właściwości urzędu skarbowego swojego kontrahenta. Co więcej, takie dane nie znajdują się na białej liście podatników.

 

Dostęp do białej listy

 

Biała lista podatników VAT będzie udostępniana w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Dostęp do bazy podatników będzie możliwy także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

 

Niezależnie od wybranej metody sprawdzania białej listy(API lub plik tekstowy) podatnik będzie musiał mieć własne narzędzia informatyczne, które będą łączyć się z białą listą.

 

Może to być kupiony gotowy program. Przykładem takiego rozwiązania jest program firmy Hogart: Hogart Biała Lista. Występuje on w dwóch wersjach - jako niezależny program, jak i może być łatwo zintegrowany z dowolnym systemem ERP, w wersji bazodanowej pozwala na automatyczne weryfikowanie kontrahentów, trzymanie własnego archiwum sprawdzeń, wyposażony jest w funkcjonalność powiadamiania mailowego o nieprawidłowościach. Program jest rozwinięciem sprawdzonego powstałego w 2017 roku i stosowanego przez ponad sto podmiotów programu Hogart Czynny Podatnik VAT . Z programem można się zapoznać na stronie firmy Hogart.

 

13 września o godzinie 11:00 zapraszamy na webinar dostyczący białej listy podatników VAT.

 

zarejestruj się

 

Newsletter