Nowy JPK VAT – jak bardzo zmienią się zasady raportowania transakcji ?

Nowy JPK VAT – jak bardzo zmienia się zasady raportowania transakcji ? – faktury do paragonów

 

Miało być prościej i łatwiej. I będzie prościej i łatwiej…a to że dla urzędu skarbowego zamiast dla podatnika, to już inna kwestia. Dnia 1 lipca 2020 r. wchodzi w życie nowy plik JPK VAT i istotnie zmieni obowiązki podatników w tym zakresie.

 

Idea nowego JPK VAT jest słuszna – połączenie deklaracji VAT z plikiem JPK VAT. Diabeł tkwi jednak w szczegółach. Pod hasłami ułatwienia dla podatników (wszak wysyłka będzie odbywać się tylko raz) kryje się konieczność przekazywania nowych, niewystępujących nigdy wcześniej, danych i informacji. Ponadto, dotychczas stosowane zasady raportowania i ujmowania transakcji ulegną zmianom, co powodować będzie często zwiększenie nakładu pracy nad przygotowaniem prawidłowego pliku.

 

Niniejszy wpis rozpoczyna serię przybliżającą kluczowe zmiany w sposobie prowadzenia ewidencji VAT i przygotowywania nowego pliku JPK VAT. Ponadto w ramach tych wpisów będę chciał osiągnąć jeszcze jeden cel. Nie ulegajmy wrażeniu, że wystarczy tylko zaczekać na aktualizację oprogramowania i już będzie można łatwo „przesiąść” się z dotychczasowej schemy JPK_VAT(3) na nową JPK_V7M lub JPK_V7K (ta ostatnia dla podatników rozliczających się kwartalnie). Wdrożenia zmiany nie należy zostawiać na ostatnią chwilę. Przygotowanie nowego pliku JPK VAT nierzadko wymagało będzie chwili refleksji, przeglądu transakcji sprzedażowych i zakupowych, zmian w używanym systemie oraz szerszej współpracy księgowych z pozostałymi pracownikami w firmie, a z pewnością dużo szerszej współpracy biura rachunkowego z klientem.

 

W dzisiejszym wpisie zajmiemy się tematem ujmowania w nowym JPK VAT faktur do paragonów. Porównam obecnie obowiązujące zasady z nową regulacją prawną. Ponadto, przedstawię zasady prezentacji w JPK VAT tzw. faktur uproszczonych. Na koniec przedstawię sugestie w jaki sposób przygotować się do wdrożenia tego obszaru raportowania.

 

Jak wiadomo, faktura do paragonu może zostać wystawiona dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz dla podatnika. W zależności od statusu nabywcy inny jest sposób ujęcia takiej faktury w obecnym JPK VAT.

 

Faktura do paragonu dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej –  ujęcie w obecnym JPK VAT.

 

Zacznę od przypomnienia, że faktura dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej może być wystawiona do paragonu nawet, jeśli ten paragon nie zawiera numeru NIP nabywcy. Zmiany jakie weszły w życie od 1  stycznia 2020 r. w odniesieniu do zasad wystawiania faktur do paragonów nie dotknęły bowiem obszaru sprzedaży dla konsumentów.

 

Transakcja na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, w obecnie obowiązującym pliku JPK VAT, ujmowana jest najczęściej na podstawie raportu okresowego, zbiorczo razem z pozostałą sprzedażą zaewidencjonowaną na kasie rejestrującej. Wystawiona do takiego paragonu faktura nie musi być ujmowana w pliku JPK VAT. Stanowisko takie za prawidłowe uznają organy podatkowe, np. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 sierpnia 2018 r., znak: 0111-KDIB3-2.4012.536.2018.1.SR. Taki sposób ewidencjonowania często stosują, np. biura rachunkowe. Nie mając bowiem dostępu do systemu klienta, w którym wystawiane są faktury nie ujmują automatycznie poszczególnych faktur, a zamiast nich sprzedaż na rzecz konsumentów ujmowana jest w JPK VAT jednym zbiorczym zapisem – raportem okresowym.

 

Na tle obecnie obowiązującego stanu prawnego nie ma jednak przeszkód, by podstawą ujęcia w pliku JPK VAT sprzedaży na rzecz konsumentów – zamiast raportu okresowego - była faktura wystawiona do paragonu. Wtedy zamiast zbiorczego zapisu z raportu okresowego, podstawą ujęcia są poszczególne faktury wystawione dla konsumentów. Taki sposób postępowania sprawdza się u tych podatników, u których z różnych względów systemowo łatwiej jest ująć w JPK VAT poszczególne faktury niż raport okresowy z kasy rejestrującej. Z mojego doświadczenia wynika, że stosowane jest to także przez firmy dokonujące sprzedaży na rzecz rolników ryczałtowych.

 

Faktura do paragonu dla podatnika – ujęcie w obecnym JPK VAT.

 

Od 1 stycznia 2020 r. wystawienie faktury do paragonu dla innego podatnika jest możliwe tylko wtedy, kiedy na paragonie znajduje się numer NIP nabywcy[1]. Dla uproszczenia, w tej części wpisu omawiać będziemy wyłącznie sposób ujęcia w JPK VAT faktur do paragonów na kwotę powyżej 450 zł. Paragonami zawierającymi NIP nabywcy na kwotę do 450 zł, czyli tzw. fakturami uproszczonymi zajmiemy się w dalszej części.

 

Przykładowo zatem, kiedy w styczniu 2020 r. podatnik zaewidencjonował na kasie rejestrującej sprzedaż dla innego podatnika na kwotę np. 500 zł i umieścił na paragonie NIP nabywcy, a następnie nabywca ten w kwietniu 2020 r. zażądał wystawienia faktury na swoją firmę do takiego paragonu, to taka faktura nabywcy powinna być wystawiona.

 

W takiej sytuacji w pliku JPK VAT za styczeń 2020 r. składanym do 25 lutego 2020 r. sprzedawca powinien tę sprzedaż ująć zbiorczo, na podstawie raportu okresowego. Na ten moment nie istniała bowiem faktura do paragonu. Następnie po wystawieniu faktury do paragonu „na firmę” konieczna będzie korekta pliku JPK VAT za styczeń 2020 r., polegająca na ujawnieniu w pliku za ten okres wystawionej w kwietniu faktury sprzedaży. Jednocześnie, by uniknąć zdublowania kwoty VAT należnego do zapłaty od tej transakcji za styczeń 2020 r., dokumentem wewnętrznym konieczne będzie skorygowanie raportu okresowego o kwoty odpowiadające wartości netto i podatkowi należnemu, jakie widnieją na fakturze sprzedaży.

 

Faktury do paragonów w nowym pliku JPK VAT

 

Począwszy od rozliczenia za lipiec 2020 r. wszystkie faktury wystawione do paragonów będą musiały zostać zaewidencjonowane w nowym pliku JPK VAT. Ujmowane będą na bieżąco, czyli za okres rozliczeniowy, w którym zostały wystawione[2]. Dotyczy to zarówno faktur wystawionych dla podatników, jak i dla konsumentów.

 

Co istotne, faktury te nie będą powiększały wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w ewidencji. Oznacza to, że podstawą ujęcia transakcji w pliku JPK VAT zarówno w części ewidencyjnej, jak i deklaracyjnej będzie raport okresowy z kasy rejestrującej. Zaś wystawiona do tego paragonu faktura będzie spełniała funkcję informacyjną i w pliku JPK VAT powinna zostać oznaczona symbolem „FP”[3].

 

PRZYKŁAD

 

W lipcu 2020 r. podatnik X zaewidencjonował na kasie rejestrującej dwie następujące transakcje:

  • sprzedaż dla konsumenta K na kwotę 100 zł,
  • sprzedaż dla podatnika P na kwotę 500 zł.

 

Obie transakcje zostały udokumentowane paragonami. Paragon dla podatnika P zawiera jego numer NIP.

We wrześniu 2020 r. do podatnika X zgłasza się konsument K oraz podatnik P z żądaniem wystawienia faktury do paragonu. Obie faktury wystawiane są we wrześniu 2020 r.

W pliku JPK VAT za lipiec obie transakcje zostaną ujęte zbiorczo na podstawie raportu okresowego z kasy rejestrującej.

W pliku JPK VAT za wrzesień należy ująć obie wystawione faktury do paragonów, nadając im oznaczenie „FP”. Na skutek tego oznaczenia używany przez podatnika X system nie powiększy wartości sprzedaży netto oraz podatku należnego za wrzesień ani w podsumowaniu części ewidencyjnej ani w części deklaracyjnej pliku JPK VAT, pomimo że faktury będą ujęte za ten miesiąc. Nie ma też potrzeby korygować pliku JPK VAT za lipiec.

 

Jak zatem zmiany wpłyną na dotychczasowy sposób prowadzenia ewidencji VAT?

 

Po pierwsze, faktura do paragonu dla konsumenta będzie musiała zostać ujęta w pliku JPK VAT, podczas gdy obecnie nie ma takiego obowiązku.

 

Po drugie, faktura do paragonu dla podatnika będzie ujmowana w JPK VAT na bieżąco za miesiąc jej wystawienia bez konieczności korygowania pliku JPK VAT.

 

Po trzecie, wydaje się że nie będzie już dopuszczalne ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów wyłącznie na podstawie faktur bez ujawniania w JPK VAT raportów okresowych z kas rejestrujących. Takie postępowanie zaś zachowuje dziś spora liczba podatników. Analiza przepisów prowadzi do wniosku, że od 1 lipca 2020 r. konieczne będzie ujęcie sprzedaży na rzecz konsumentów na podstawie raportu okresowego. Natomiast wystawiona do paragonu faktura – oznaczona „FP” – będzie ujęta w JPK VAT jedynie w celach informacyjnych i nie będzie powiększać kwot ani w podsumowaniu części ewidencyjnej ani w części deklaracyjnej pliku JPK VAT.

 

Faktury korygujące wystawione do faktur do paragonów.

 

Ciekawym zagadnieniem jest w jaki sposób ujmować w nowym pliku JPK VAT faktury korygujące wystawione do faktur do paragonów.

 

Pierwsze pytanie jakie przychodzi mi na myśl, to czy taką fakturę korygującą należy oznaczać symbolem „FP”? Drugie pytanie, to co powinno być podstawą ujęcia korekty w pliku JPK VAT?

 

Jeśli została wystawiona faktura korygująca do faktury do paragonu nie zmienia to faktu, że podatnik powinien dokonać również adnotacji w prowadzonych do tego celu odrębnych ewidencjach korekt lub oczywistych pomyłek sprzedaży na kasie rejestrującej[4].

 

Powyższy stan rzeczy, gdzie korekta sprzedaży udokumentowana jest zarówno fakturą korygującą oraz zapisem w odrębnej ewidencji sprawia, że w praktyce możliwe są dwa podejścia.

 

Pierwsze, podstawą korekty wartości transakcji jest dokument wewnętrzny odzwierciedlający zapis w prowadzonej odrębnie ewidencji korekt/pomyłek sprzedaży na kasie rejestrującej. Natomiast, fakturę korygującą wystawioną do faktury do paragonu ujmuje się w JPK VAT z oznaczeniem „FP” i nie wpływa ona na wartość sprzedaży za okres jej ujęcia w pliku JPK VAT.

 

Drugie rozwiązanie zakłada, że tylko faktury sprzedaży do paragonu oznaczane są symbolem „FP”. Faktura korygująca do faktury do paragonu nie jest już fakturą do paragonu, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT i nie wymaga tego oznaczenia. W ten sposób podatnik ma wybór i korektę wartości transakcji może ująć w pliku JPK VAT albo na podstawie wystawionej faktury korygującej albo na podstawie dokumentu wewnętrznego odzwierciedlającego zapis w prowadzonej odrębnie ewidencji korekt/pomyłek sprzedaży na kasie rejestrującej.

 

W mojej ocenie należy przychylić się do pierwszego podejścia. Jest ono bardziej spójne z zasadami ewidencjonowania sprzedaży paragonowej udokumentowanej fakturami. Zakładają one, że ujęcie w JPK VAT sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, udokumentowanej fakturą następuje na podstawie zbiorczych informacji z kasy rejestrującej (raport okresowy), nie zaś na podstawie faktur do paragonu. Stąd, jeśli faktura do paragonu nie jest podstawą ujęcia transakcji w pliku JPK VAT, tym bardziej nie powinna nią być faktura korygująca do takiej faktury.

 

Przyjmując, że pierwsze z ww. rozwiązań jest prawidłowe powstaje dodatkowe pytanie, czy dokument wewnętrzny będący podstawą skorygowania wartości transakcji powinien być oznaczony w polu „TypDokumentu” symbolem „RO” czy „WEW”.

 

W mojej ocenie bardziej zasadne wydaje się oznaczenie „WEW”. Oznaczenie „RO” dotyczy bowiem dokumentu zbiorczego wewnętrznego zawierającego sprzedaż z kas rejestrujących.[5] W przypadku korekt nie mamy do czynienia ze sprzedażą, ale z korektą sprzedaży. Będzie to zatem zdarzenie, które ma wpływ na podatek należny, ale nie musi być ewidencjonowane na kasie rejestrującej. Takie zaś podlegają w JPK VAT oznaczeniu „WEW”.

 

Faktury uproszczone w JPK VAT

 

Paragon fiskalny do kwoty 450 zł brutto zawierający numer NIP nabywcy należy uznać za fakturę uproszczoną.[6] Faktura uproszczona może zostać wystawiona tylko dla podatnika VAT.[7] Oznacza to, że na potrzeby zasad prowadzenia ewidencji należy ją traktować tak, jak „zwykłą” fakturę wystawioną dla podatnika. Wiąże się to z obowiązkiem jej odrębnego ujęcia w pliku JPK VAT.

 

W praktyce może to okazać się niełatwym zadaniem dla tych podatników, których systemy nie będą posiadać funkcjonalności automatycznego wyodrębniania faktur uproszczonych spośród sprzedaży „paragonowej”. Podobnie trudności mogą spotkać biura rachunkowe.

 

W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że podatnicy przez pierwsze pół roku obowiązywania nowego pliku JPK VAT (1 lipca – 31 grudnia 2020 r.) zwolnieni będą z powyższego obowiązku. Oznacza to, że przez ten okres podatnicy nie będą musieli wyodrębniać w pliku JPK VAT faktur uproszczonych pod warunkiem, że wartość netto oraz podatek należny z nich wynikające zostaną ujęte w raporcie okresowym razem z pozostałym paragonami fiskalnymi niebędącymi fakturami uproszczonymi.[8]

 

Faktury uproszczonej nie można uznać za fakturę wystawioną do paragonu. Stąd nie powinny one być oznaczane symbolem „FP”.

 

Jak przygotować się do omawianej zmiany?

 

Więcej pracy nad prawidłowym wdrożeniem omawianego obszaru nowego pliku JPK VAT będą miały biura rachunkowe. Jeśli system używany przez biuro rachunkowe nie jest powiązany z systemem klienta, jedyne wyjście to ręczne ujmowanie faktur do paragonów w pliku JPK VAT. Z tego punktu widzenia, tam gdzie wystawianych jest wiele faktur do paragonów, zasadne jest rozważenie zintegrowania systemu, by ujęcie faktur mogłoby być szybkie i automatyczne. Poza tym należy uaktualnić zasady współpracy w zakresie przekazywania dokumentów do biura rachunkowego. Idzie o to, by klient oznaczał, które faktury wystawiane są do paragonów. Być może zasadne będzie wprowadzenie specjalnej serii oznaczania faktur, co ułatwi identyfikację. Ma to znaczenie z punktu widzenia odpowiedzialności cywilnoprawnej oraz karnoskarbowej biura rachunkowego. Warto zatem w umowie zawartej z klientem wprowadzić precyzyjny podział obowiązków należących do klienta oraz biura rachunkowego, jakie pojawią się w toku przygotowywania nowego pliku JPK VAT.

 

Hubert Grzyb, adwokat, doradca podatkowy

 

Nowy JPK VAT 2020 - najbliższe szkolenia

 

Temat szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia
Nowy plik JPK VAT - JPK_VDEK oraz JPK_FA (2020). 2020.07.23 - 2020.07.23 Warszawa
TRANSMISJA ONLINE. Nowy plik JPK VAT - JPK_VDEK oraz JPK_FA (2020). 2020.07.23 - 2020.07.23 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. Faktura 2020 Faktura – prawa i obowiązki - JPK VAT/JPK_VDEK – nowe przepisy. 2020.07.24 - 2020.07.24 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. KOMPENDIUM 2020 - NOWY JPK VAT, NOWA MATRYCA STAWEK, ZATORY PŁATNICZE – najważniejsze zmiany dla podatników w 2020 roku. 2020.07.27 - 2020.07.27 Transmisja ONLINE
KOMPENDIUM 2020 - NOWY JPK VAT, NOWA MATRYCA STAWEK, ZATORY PŁATNICZE – najważniejsze zmiany dla podatników w 2020 roku. 2020.07.27 - 2020.07.27 Katowice
NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.07.29 - 2020.07.29 Warszawa
TRANSMISJA ONLINE. Podatek od towarów i usług 2020 roku - biała lista, nowa matryca stawek VAT, kasy online, wymiany paragonu na fakturę, zastąpienie deklaracji (VAT-7, VAT-7K i innych) rozszerzonym JPK_VAT. 2020.07.29 - 2020.07.29 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.07.29 - 2020.07.29 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.07.31 - 2020.07.31 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. Nowy plik JPK VAT - JPK_VDEK oraz JPK_FA (2020). 2020.08.05 - 2020.08.05 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.08.12 - 2020.08.12 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ONLINE. NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.08.25 - 2020.08.25 Transmisja ONLINE
Transmisja online. Zmiany VAT w drugiej połowie 2020 r. (biała lista, matryca stawek VAT, obrót międzynarodowy - Quick Fixes, nowy JPK VAT) 2020.08.27 - 2020.08.27 Transmisja ONLINE
Zmiany VAT w drugiej połowie 2020 r. (biała lista, matryca stawek VAT, obrót międzynarodowy - Quick Fixes, nowy JPK VAT) 2020.08.27 - 2020.08.27 Warszawa
TRANSMISJA ONLINE. NOWY PLIK JPK VAT – istotna zmiana zasad raportowania VAT od 1 października 2020 roku. 2020.08.28 - 2020.08.28 Transmisja ONLINE
Strony 12wszystkich 16

 

[1] Art. 106b ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106, ze zm., dalej zwana: ustawą o VAT).

[2] Art. 109 ust. 3d ustawy o VAT. 

[3] § 10 ust. 5 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r., poz. 1988 ze zm., dalej zwanego: Rozporządzenie w sprawie zasad prowadzenia ewidencji)

[4] § 3 ust. 3 i 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816, ze zm.).

[5] § 10 ust. 5 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie zasad prowadzenia ewidencji.

[6] Art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

[7] Art. 106e ust. 6 ustawy o VAT.

[8] § 11a Rozporządzenia w sprawie zasad prowadzenia ewidencji.

Newsletter