Podpis na e-sprawozdaniu finansowym sp. z o.o.

Prokurent może złożyć sprawozdanie w KRS ale nie może go podpisać, jeśli nie jest organem reprezentującym spółkę.

Zgodnie z art.52 ust.1 i ust.2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Jako dzień bilansowy przyjmuje się datę sporządzenia sprawozdania finansowego, co oznacza, że w przypadku gdy rok obrotowy (podatkowy) spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia powinna przypadać na dzień 31 marca.

Według ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje podając zarazem datę podpisu osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.

W praktyce pojawiają się pytania czy sprawozdanie finansowe może zostać podpisane przez jednego upoważnionego członka zarządu lub prokurenta, księgową czy biegłego rewidenta?

Ze wskazanych przepisów wynika, że do złożenia podpisu na sprawozdaniu finansowym uprawniona jest osoba, która prowadzi księgi rachunkowe, kierownik jednostki, osoba reprezentująca spółkę, a więc m.in. prezes, członek zarządu spółki i osoba upoważniona do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli zarząd spółki jest wieloosobowy to sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu i jednocześnie osoba prowadząca księgi. Zatem nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego, jeżeli zarząd jest wieloosobowy. Nie będzie również skuteczny podpis złożony wyłącznie przez osobę prowadzącą księgi. Ministerstwo Finansów informuje, że od dnia 1 stycznia 2020 r. wszystkie sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej sporządzone z badania przez biegłego rewidenta podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym także biegły rewident.

Umowa spółki określa organy upoważnione do reprezentacji. Sposób reprezentacji spółki można również zweryfikować na podstawie wpisu w KRS. Z metody tej zwykle korzystają organy skarbowe weryfikując osoby, które podpisały dokumenty złożone w urzędzie skarbowym.

Należy zauważyć, że w/w przepisy nie wskazują pełnomocnika (prokurenta) jako osoby uprawnionej do podpisywania sprawozdania finansowego. Prokurent, który nie reprezentuje spółki nie może podpisać sprawozdania finansowego ale może złożyć sprawozdanie finansowe w KRS. Czynność złożenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej odbywa się przez system informatyczny i wymaga  użycia podpisu elektronicznego. Powyższe uprawnienie wynika z art. 19 e ust. 1 i ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Zgodnie z nim złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Polecamy najbliższe szkolenia online