Przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji w formie spisu z natury

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z artykułu 26 i 27 Ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości. Zgodnie z art. 4 ust 3 rachunkowość jednostki obejmuje miedzy innymi okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

W artykułach wskazano zasady i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji. Każda jednostka przeprowadza inwentaryzacja, której celem jest:

1. Sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jedną w trzech metod:

• drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
• drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
• drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;

2. Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, ich wyjaśnienie i rozliczenie, a następnie ujęcie w ewidencji księgowej roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji;
3. Analiza i ocena ochrony zasobów jednostki, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki,
4. Ocena przydatności i realności aktywów i pasywów posiadanych przez jednostkę

Inwentaryzacja powinna przebiegać etapami. Etapy można podzielić na:

• Przygotowanie do inwentaryzacji
• Ustalenie rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych jednostki według stanu na określony dzień.
• Porównanie tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej.
• Ustalenie i wyjaśnienie różnic (nadwyżek i niedoborów).
• Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody.
• Doprowadzenie danych zawartych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym
• Wykorzystanie informacji zdobytych w czasie przeprowadzania inwentaryzacji do doskonalenia organizacji w jednostce.

Bardzo ważnym etapem jest przygotowanie do inwentaryzacji. Właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji, bez narażanie się na popełnienie poważnych nieprawidłowości, konieczności powtarzania nieprawidłowo przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych zależy od odpowiedniego przygotowania się do inwentaryzacji. Każda jednostka musi opracować szczegółową instrukcję regulującą problematykę przeprowadzania inwentaryzacji w danej jednostce. Tworząc instrukcje inwentaryzacyjna można wybrać procedury przeprowadzania inwentaryzacji, opracować dokumenty niezbędne do właściwego udokumentowania i rozliczania inwentaryzacji, które będą najlepsze dla naszej jednostki. W instrukcji należy określić również etapy inwentaryzacji i osoby odpowiedzialne za ich realizacje.

Kierownik jednostki wydaje zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji konkretnych składników majątkowych. Zarządzenia takie powinny zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju inwentaryzacji (okresowa, doraźna itp.),
• szczegółowe wskazanie składników majątkowych podlegających inwentaryzacji i metody, jaka ma być w tym celu zastosowana,
• terminy przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji,
• wskazanie osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji (w tym skład komisji inwentaryzacyjnej i funkcje, jakie będą w niej pełnić poszczególne osoby),
• wskazanie osób odpowiedzialnych za nadzorowanie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

Częścią składową zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji jest harmonogram inwentaryzacji, czyli dokument wewnętrzny, w którym kierownik jednostki określa:

• składniki majątku, które mają zostać zinwentaryzowane,
• terminy wykonywania poszczególnych czynności w ramach przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji,
• osoby odpowiedzialne za wykonanie tych czynności.

1. Przeprowadzenie szkolenia dla członków komisji inwentaryzacyjnej, członków zespołów spisowych, kontrolerówspisowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych w zakresie prawidłowego przeprowadzania spisu z natury oraz praw i obowiązków tych osób w czasie przeprowadzania i rozliczania spisu.

2. Rozdzielenie obowiązków pomiędzy poszczególnych członków komisji inwentaryzacyjnej.

3. Ustalenie składu zespołów spisowych, wyznaczenie pól spisowych oraz przydzielenie tych pól poszczególnym zespołom (jeśli kompetencje w tym zakresie nie zostały zastrzeżone dla kierownika jednostki).

4. Pobranie arkuszy spisu z natury od pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę i ewidencję druków ścisłego zarachowania, a także innych druków wykorzystywanych w czasie inwentaryzacji i rozdzielenie ich pomiędzy zespoły spisowe.

5. Poinformowanie osób materialnie odpowiedzialnych oraz pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę składnikami majątku w danej komórce organizacyjnej o terminie przeprowadzenia spisu z natury na dotyczących ich polach spisowych (nie dotyczy inwentaryzacji doraźnych).

Przeprowadzenie wstępnego przeglądu składników majątkowych w celu zaplanowania harmonogramu prac spisowych.

Przeprowadzanie czynności przygotowawczych do spisu z natury, do których zalicza się m.in.:

• sprawdzenie, czy poszczególne składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały oznaczone w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz czy w poszczególnych pomieszczeniach znajdują się aktualne wywieszki ze spisem inwentarza,
• upewnienie się, że odpowiedzialni pracownicy dokonali likwidacji środków trwałych oraz materiałów, produktów i towarów niezdatnych do użytku,
• ustalenie, czy wszyscy pracownicy dysponujący poszczególnymi składnikami majątkowymi potwierdzili na piśmie przyjęcie materialnej odpowiedzialności za nie,
• sprawdzenie, czy poszczególne komórki organizacyjne przekazały do księgowości wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych,
• przygotowanie w niezbędnej liczbie wszystkich druków, formularzy i materiałów oraz przyrządów pomiarowych potrzebnych podczas przeprowadzania spisu.