Rewolucja cyfrowa w VAT 2018

Jakie zmiany w zakresie finansów i podatku VAT będą obowiązywać od 2018 roku?

Rok 2018 przyniesie wiele zmian dla polskich przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów postanowiło ucyfrowić podatki. Wydawać by się mogło, iż każdy miniony rok to ogromne zmiany w zakresie digitalizacji, jednak dopiero rok 2018 będzie momentem ostatecznie przełomowym. To nie tylko ułatwienie dla urzędów i podatników, ale również skutki wywołujące obowiązki dla podatników. Z czym muszą liczyć się podatnicy wraz z nadchodzącym rokiem?

Jednolity Plik Kontrolny będzie dotyczył wszystkich i wkrótce wszystkich struktur.

Digitalizacja w zakresie raportowania do Ministerstwa Finansów, swój początek miała już w 2016 roku. Wymogi, które wówczas weszły, dotyczyły dużych przedsiębiorstw, w 2017 roku zaczęły obowiązywać małych i średnich. Stopniowo zostały wprowadzone obowiązki raportowania całej działalności handlowej, począwszy od podatku VAT, zapisów w księgach, na rachunkach bankowych, sprzedaży, a kończąc na ruchach magazynowych. Jednak już za nie całe trzy miesiące obowiązek ten będzie dotyczył również mikroprzedsiębiorców. Oni również będą musieli liczyć się z koniecznością przekazywania Jednolitego Pliku Kontrolnego do Ministerstwa Finansów. Od 1 stycznia 2018 roku będą musieli przesyłać JPK w zakresie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Z kolei od lipca 2018 roku małe i średnie firmy, jak i mikroprzedsiębiorstwa będą musiały przekazywać na żądanie w formie JPK wszystkie dane m.in. z: ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, dowodów magazynowych, faktur VAT i ewidencji uproszczonych. Na żądanie organu podatkowego, będą oni musieli przekazywać również te struktury JPK. To istotne informacje gdyż konsekwencje błędów w JPK lub ich niezłożenia mogą być uznane jako wykroczenia skarbowe obarczone grzywną w wysokości 20 krotności płacy minimalnej (czyli w 2017 roku do 40 tys zł), a kary za czyny uznane za przestępstwa skarbowe wynoszą od 10-120 stawek dziennych (gdzie stawka dzienna może wynosić od 1/30 płacy minimalnej aż do jej 400-krotności).

Wszystko może odbywać się za pomocą specjalistycznego modułu oferowanego przez Hogart. Moduł taki to nic innego, jak specjalistyczna aplikacja, pozwalająca na zaawansowaną kontrolę procesu walidacji danych, próbnym przetwarzaniem i generowaniem danych w oczekiwanym formacie plików JPK i pełnej archiwizacji komunikatów. Aplikacja kontroluje także pełen proces wysyłki wraz z pobraniem oraz możliwością wydruku i archiwizacji UPO. Warto zauważyć, że aplikacja ta jest kompatybilna z wieloma programami ERP, ze względu na jej konstrukcję modułową może też łatwo być  podłączona do dosłownie każdego systemu.

W celu dochowania należytej staranności konieczna jest weryfikacja kontrahentów.

JPK to jedynie początek zmian. Digitalizacja, jaką wprowadza Ministerstwo Finansów ma na celu również weryfikację, czy podmiot z jakim współpracujemy jest czynnym podatnikiem VAT. Dosyć częstym zarzutem ze strony urzędów skarbowych przy wypłacie podatku VAT jest właśnie brak weryfikacji naszego kontrahenta pod tym względem. Przepisy jasno wymagają konieczności dochowania należytej staranności przez podatników VAT. W tej sytuacji oznacza to, że chęć odzyskania przez podatnika VAT podatku naliczonego, musi odbyć się po wcześniejszym zweryfikowaniu podmiotu. Weryfikacji dokonuje się na podstawie numeru NIP, ręcznie w Internecie na portalu Ministerstwa Finansów. W sytuacji, gdy do sprawdzenia mamy kilku kontrahentów – nie jest to żaden problem. Problem pojawia się jednak w momencie, gdy mamy ich do sprawdzenia wielu, wówczas weryfikacja ręczna jest zbyt pracochłonna. Należy także pamiętać, iż weryfikacja powinna zostać w należyty sposób udokumentowana na potrzeby ewentualnej kontroli, ręczna weryfikacja również nie daje nam takich możliwości. Te potrzeby wprowadzane przez Ministerstwo Finansów sprawiły, że na rynku pojawiło się nowe oprogramowanie, ułatwiające przeprowadzanie automatycznych weryfikacji.

Prywatne firmy, jak Hogart oferują możliwość skorzystania z programu Hogart Czynny Podatnik VAT. Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu istnieje możliwość szybkiej i bezproblemowej weryfikacji numerów NIP. Jest to duże ułatwienie dla przedsiębiorców współpracujących z wieloma podmiotami. Najważniejszy jest jednak fakt, że program przechowuje pełną historię przeprowadzonych weryfikacji, a więc mamy potwierdzenie dochowania należytej staranności na wypadek kontroli organów podatkowych, a co za tym idzie minimalizujemy ryzyko nie odzyskania pieniędzy z VAT-u. Warto wspomnieć, że omawiane oprogramowanie w wersji pełnej to pełny automat, który może uruchamiać się samoistnie wg zdefiniowanego harmonogramu lub też w wyniku określonej akcji w systemie jak np. wystawienia, czy wprowadzenia faktury do systemu, czy nowego kontrahenta.

Mechanizm Podzielonej Płatności – udogodnienie czy przeszkoda dla podatników?

Kolejną, szczególnie istotną zmianą w zakresie ucyfrowienia jest Mechanizm Podzielonej Płatności, zwany również Split Payment, który będzie obowiązywał od 1 kwietnia 2018 roku. Oznacza to, że każdy podatnik otrzymujący fakturę VAT będzie miał możliwość zdecydowania, czy opłaca ją jak do tej pory np. poprzez tradycyjny przelew czy też korzysta z Metody Podzielnej Płatności. Dla wystawcy faktury oznacza to między innymi, że nie będzie miał on wpływu na rodzaj wybranej metody płatności, na jaką zdecyduje się odbiorca. Przystąpienie do podzielonej płatności jest dobrowolne, jednak podmioty, które się na nią zdecydują mogą liczyć na ogrom przywilejów związanych z tym systemem. Jednym z przywilejów okazuje się być fakt, że przedsiębiorców korzystających z Split Payment nie będą dotyczyły sankcje z ustawy o podatku VAT oraz tzw. solidarna odpowiedzialność. Najważniejszy jednak przywilej jaki zyskają to szybka ścieżka zwrotu podatku VAT – bowiem już w przeciągu 25 dni.

Sam Mechanizm Podzielonej Płatności zakłada, że kwota netto otrzymanej faktury będzie wpływała na dotychczasowe konto firmowe, natomiast kwota podatku VAT na dodatkowe konto bankowe. Poza plusami dla podatników warto zauważyć jeden, dość istotny minus – wprowadzenie tej metody wiązać się będzie z zablokowaniem wpływów z tytułu VAT na dodatkowych kontach, co w konsekwencji może prowadzić do spadku płynności przedsiębiorstw. Posiadacz konta VAT używający Metody Podzielnej Płatności będzie miał ograniczoną możliwość z jego korzystania  m.in. będzie mógł dokonać płatności do Urzędu Skarbowego lub opłacić podatek VAT innemu kontrahentowi, nie będzie jednak mógł w dowolny sposób dysponować zgromadzonymi na nin środkami.

Chcąc uniknąć problemów z płynnością finansową warto przeprowadzić odpowiednią analizę finansową płynności tj. wpływów i wydatków. Profesjonalną analizę sytuacji naszej firmy mogą przeprowadzić specjaliści z firmy Hogart wraz z firmą audytorską, co pozwoli przygotować się na wprowadzenie zmian i dopasować odpowiednie mechanizmy, które uchronią firmę przed utratą płynności. Wprowadzenie Split Payment wiązać się będzie również z koniecznością zmian w systemach informatycznych, szczególnie w zakresie bankowości elektronicznej. Split Payment wiąże się z koniecznością zmian w procesach dokonywania płatności oraz księgowania wyciągów bankowych.  Płatność metodą podzielonej płatności będzie wymagać wybrania dedykowanego komunikatu oraz podania zarówno wartości brutto jak i  VAT, dodatkowo numeru faktury i numeru identyfikującego kontrahenta. Dotychczas dokonując płatności system FK/ERP generował do banku mniej informacji, tj. jedynie wartość brutto i opis transakcji wg decyzji przedsiębiorcy.

Pamiętajmy, iż zmiany wprowadzane przez Ministerstwo Finansów, ale i inne organy są ważnymi zmianami dla każdej firmy. Bardzo ważne aby być z nimi na bieżąco – ich nieznajomość może wiązać się z przykrymi konsekwencjami dla firmy. Warto zatem pomyśleć o szkoleniach tematycznych, oferowanych wspólnie przez firmy Hogart oraz BDO, które dogłębnie analizują tematykę nie tylko od strony prawnej ale kompleksowo także w ujęciu technicznym - informatycznym. Każde szkolenie szczegółowo omawia planowane zmiany, o jakich wspomniano w zakresie zmian w VAT jakie nastąpią od 2018 roku i identyfikuje obszary działalności firmy które od strony procesowej i IT będą nimi dotknięte.

Produkty opracowane przez Hogart w celu przygotowania firmy do zmian w VAT 2018r.:

• Hogart JPK
• Hogart Czynny Podatnik
• Hogart Split Payment